5 Gründe, warum Ihr Event-Team ständig hinterherhinkt (und sich zu recht beschwert)

5 Gründe, warum Ihr Event-Team ständig hinterherhinkt (und sich zu recht beschwert)

Registrierung und Kommunikation vor Veranstaltungen sind längst kein Nebengedanke mehr. Ihr Event-Team liefert echten Mehrwert: Leads/Pipeline, Engagement, Markenerlebnis. Und dennoch hinken viele Event-Teams strukturell hinterher.

Die Frustration? Ist spürbar. Aber auch erklärbar.

Was läuft schief? Wo liegt der Engpass? Wir listen die wichtigsten Ursachen für Sie auf.

1. Zu viele Tools

Für jeden Teil Ihrer Veranstaltung verwenden Sie ein anderes Tool: Anmeldungen laufen über Plattform A, Kommunikation über Plattform B, Auswertungen über Google Forms und Planung an anderer Stelle. Diese Tools sind oft nicht richtig aufeinander abgestimmt. Infolgedessen müssen Sie Daten manuell übertragen, Sie verlieren Informationen und die Koordination verschlingt Ihre Zeit. Das Ergebnis? Fehleranfällige Prozesse, Doppelarbeit und Frustration im Team. Und wenn sich etwas ändert, wie zum Beispiel eine Änderung in einer Registrierung oder ein Update des Programms, muss diese das an mehreren Stellen nachgezogen werden.

2. Langsame Unterstützung

Während einer Veranstaltung dreht sich alles um das Timing. Sie haben keine Zeit, wegen eines unordentlichen Empfangs knapp zu werden oder Erklärung an einen Helpdesk, der Ihren Kontext nicht kennt. Sie benötigen jemanden, der mit Ihrem Setup vertraut ist und proaktiv ist, wenn etwas schief geht. Jemand, der nicht nur reagiert, sondern auch antizipiert. Ansonsten bist du in diesem Moment auf dich allein gestellt. Und genau das möchten Sie verhindern.

3. Technische Verantwortung ohne technischen Hintergrund

Als Eventmanager bist du Experte für Erfahrung, Gastlichkeit und Organisation. In der Praxis können Sie heutzutage jedoch schnell eine halbe IT-Stelle hinzufügen. Sie sollten Ideen zu API-Links einbringen, technische Optionen prüfen und „einfach“ etwas mit Datenflüssen lösen. Sie haben zwar keinen technischen Hintergrund und haben sich auch nicht dafür entschieden. Das führt zu unnötigem Stress, ineffizienten Entscheidungen und einem Berg an Arbeit, der eigentlich nicht in Ihre Rolle fällt.

4. Links, die nicht verlinken

Theoretisch sollten alle Ihre Systeme miteinander kommunizieren. In der Praxis scheinen Verbindungen oft defekt oder gar nicht vorhanden zu sein. Daten kommen verspätet an oder sind unvollständig. Infolgedessen erhalten Sie keinen guten Überblick über Ihre Besucher, die Wirkung Ihrer Kommunikation oder den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Sie verpassen Einblicke und somit Verbesserungsmöglichkeiten.

5. Immer beschäftigt = keine Zeit für Verbesserungen

Die Arbeitsbelastung in einem Veranstaltungsteam ist hoch, sodass nur noch wenig Zeit bleibt, um sich zu verbessern. Sie möchten strategische Verbesserungen, intelligente Automatisierungen oder neue Tools testen? Dafür ist einfach kein Platz. Schade, denn so könntest du noch mehr aus deinen Veranstaltungen herausholen.

Zeit zum Regie

Die Herausforderungen, vor denen Veranstaltungsteams täglich stehen, sind keine gelegentlichen, sondern strukturelle Engpässe. Ein Event-Tech-Partner bietet genau die Struktur und Unterstützung, die Ihnen fehlen. Eine zentrale Plattform, intelligente Automatisierungen, technisches Fachwissen und direkter Support sorgen dafür, dass sich Ihr Team wieder auf das konzentrieren kann, was es wirklich gut kann: die Organisation von Veranstaltungen. Nicht mehr den Fakten hinterher, sondern Ruhe, Überblick und Richtung.

Erkennbar? Lassen Sie uns sehen, wie Ihr Team mit strukturellen Lösungen vorankommen kann.

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