Bezoekers werven voor je event is één ding. Heb je ze overtuigd met inspirerende content, indrukwekkende sprekers en een relevante gastenlijst? Dan mag het niet misgaan bij de registratie. Een soepele deelnemersregistratie hangt steeds vaker af van de technologie of tool die erachter zit. Registratiesoftware kiezen, inrichten en testen is een cruciaal onderdeel van je eventplanning. Maar naast de software die je gebruikt, zijn er ook verschillende do’s en don’ts voor het registratietraject. We delen de meest gemaakte fouten bij eventregistratie met je.
1. Een onnodig complexe basisregistratie
We beginnen bij de basis: het moment van registreren. De initiële registratie vraagt om een soepel proces, waarbij je bezoekers en exposanten vraagt om een basisregistratie voor je event. Het is verleidelijk om dit moment te benutten om zoveel mogelijk interessante data te verzamelen. Maar heel veel informatie uitvragen bij een eerste registratiemoment? Dat werkt averechts en verhoogt de drempel. Als eventorganisator wil je mensen overtuigen en met een simpele registratie over de streep trekken. Vraag daarom eerst alleen om de nodige basisinformatie, zoals naam, bedrijfsnaam en e-mailadres. Zo ben je verzekerd van een registratie. Eventuele verdere informatie zoals voorkeuren, netwerkmomenten en sessies, vraag je stapsgewijs in de contactmomenten die volgen.
2. Onduidelijk privacybeleid & leadsharing
Bij het organiseren en de registratie van events heb je te maken met persoonsgegevens. Vooraf, maar ook tijdens de sessies en op de beursvloer gaan gegevens rond. Door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn er regels verbonden aan het opslaan en verspreiden van persoonsgegevens. Werk je met scanbare badges voor de bezoekers, dan ben je verplicht om al voorafgaand aan het event aan te geven wat er met de gegevens gebeurt. Is het voor een eenmalige marketingactie, of worden de gegevens langer bewaard? In welke vorm worden gegevens gedeeld met exposanten wanneer zij een badge scannen? Transparantie over je privacybeleid zorgt voor duidelijkheid onder bezoekers en exposanten.
Maak het privacybeleid dus echt onderdeel van het registratieproces. Niet alleen in de vorm van een verstopt linkje waar niemand op klikt, maar bijvoorbeeld met een korte samenvatting wat er met de gegevens gebeurt.
3. Niet optimaliseren op basis van data in je marketingcampagnes
De promotie en marketing rondom events wil je zo slim mogelijk inrichten. Als eventmarketeer wil je dan ook weten welke campagnes het meeste resultaat opleveren. Je wilt conversies realiseren in de vorm van registratie of ticketverkoop. Met real-time campagne optimalisatie op basis van conversies, kun je het rendement van je marketingacties verhogen. Zet bijvoorbeeld een online tool zoals Google Enhanced Ecommerce in. Met deze Tag Manager plugin maak je eenvoudig inzichtelijk welke bezoekers converteren of een ticket hebben toegevoegd aan hun winkelwagen. Deze data kun je vervolgens real-time gebruiken om budgetten te alloceren in campagnes. Deze implementatie is gratis, dus zonde om deze kans te laten liggen!
4. Geen duidelijke mogelijkheid om af te melden
Of je nu een gratis evenement of een betaald event organiseert: je wilt zoveel mogelijk gasten ontvangen. Maar op een event heb je altijd te maken met no-show of afmeldingen. Vooral tijdens gratis evenementen. Zorg daarom dat je in de e-mailcommunicatie naar geregistreerde gasten ook altijd een afmeldmogelijkheid aanbiedt. De voordelen hiervan zijn: een geordende database, loyale bezoekers, lagere no-show en daarmee een reductie van waste op events. Je wilt natuurlijk geen eten weggooien!
5. Momentum van livegang niet benutten
Een veel gemaakte fout die we vaak terugzien is het te vroeg willen werven van bezoekers. Misschien herken je het wel: je hebt een datum bepaald en een globaal programma samengesteld, tijd om uitnodigingen te versturen! Of toch niet… Dit leidt namelijk niet tot meer registraties of omzet. Het momentum van livegang kies je zorgvuldig: je wekt daarmee urgentie en exclusiviteit en voorkomt uitstelgedrag. Je potentiële gasten zijn zover van tevoren namelijk nog helemaal niet met jouw event bezig. Je wilt de communicatie en contactmomenten rondom events secuur inplannen en doelgericht verspreiden. Geef je bezoekers en exposanten ruim de tijd om zich te registreren, dan wachten ze vaak met de daadwerkelijke registratie. Zelfs een early bird strategie werkt alleen als je een geschikt moment kiest voor de livegang. Benut je momentum en houd grip op je aanmeldingen.
6. Ontbrekende mobiele optimalisatie
Jouw doelgroep kan zich altijd en overal aanmelden voor jouw event. Registreren gebeurt niet alleen meer via de desktop, maar ook op de tablet en smartphone. Help de bezoeker met het zo snel en eenvoudig mogelijk voltooien van een online formulier. Er zijn veel verschillende mobiele schermformaten om rekening mee te houden. Naast het maken van een responsive formulier, is het ook slim om mobiele registraties te versnellen. Kies bijvoorbeeld alleen de noodzakelijke invulvelden op mobiel: verkort stappen of laat vragen weg. Op basis van het device stel je in welke onderdelen van de webpagina zichtbaar zijn. Dit draagt bij aan de gebruiksvriendelijkheid.
7. Onduidelijkheid over tickets & prijzen
Als je tickets verkoopt voor je event, is transparantie heel belangrijk. Wat krijg ik precies als ik dit afreken? Communiceer duidelijk wat de verschillende tickets inhouden en wat de kosten zijn voor bezoekers en exposanten. Wij adviseren daarom altijd om een overzichtelijke vergelijkingstabel te maken die de verschillen per ticketsoort aanduidt. Zo weet de doelgroep meteen de waarde van de tickets en welke het beste bij hen past. Event tech, zoals apps en netwerktools, dragen bij aan die waarde. Neem dit dan ook vooral mee in de verschillende rangen tickets die je aanbiedt. Kies je een duurdere ticket? Dan krijg je bijvoorbeeld meer mogelijkheden in de event app. Communiceer de voordelen en bied extra waarde.
Wees daarnaast duidelijk over wanneer bepaalde kortingen verlopen of hoeveel tickets er nog tegen een bepaald tarief te koop zijn. Op die manier weten bezoekers waar ze aan toe zijn.
8. Geen gebruikmaken van een domeinnaam met autoriteit
In het uitnodigingstraject en je online profilering wil je vertrouwen scheppen. Dit doe je onder andere met een vertrouwde domeinnaam. Bezoekers landen hierop voor de registratie, meer informatie over het event, de sprekers, het programma en meer. Het is daarom aan te raden om gebruik te maken van een bestaand domein, zodat de registratie en eventinformatie in een herkenbare stijl voor de bezoekers is.
Maar niet alleen voor de herkenbaarheid is een bestaand domein belangrijk. Je gaat e-mailcommunicatie versturen over je event en dat doe je waarschijnlijk naar grote lijsten e-mailadressen. Om de deliverability van je e-mails te vergroten, is het slim om te mailen vanuit een domein dat langer bestaat en geschiedenis heeft. Nieuwe domeinen kunnen sneller worden gezien als spam en geblacklist worden.
9. Geen helder annuleringsbeleid
Annuleringen komen natuurlijk ook voor in de wereld van events. Vaak wordt ervoor gekozen om hier niets tegenover te stellen en kan iemand zonder bericht een no-show zijn op het event. Dat wil je voorkomen. Reken bijvoorbeeld een annuleringsfee om no-shows te minimaliseren. Eventorganisatoren doen er goed aan om een helder annulerings- en terugbetalingsbeleid op te stellen. Niet alleen voor de efficiëntie, maar vooral om de potentiële deelnemers inzicht te geven in wat er gebeurt bij annuleringen. Zo weten zij twee maanden van tevoren misschien nog niet of zij op de dag van je event wel in de gelegenheid zijn om te komen, maar willen ze zich wel graag registreren. Een onduidelijk annuleringsbeleid kan daarom afschrikken.
10. Ondoordachte follow-up
Jouw event is waarschijnlijk geen opzichzelfstaande actie: het is onderdeel van een groter marketingplan. Elk contactmoment met je doelgroep is er één die je volledig moet benutten. Denk daarom goed na welke acties na de (pre)registratie plaatsvinden en schep verwachtingen bij je doelgroep. Maak gebruik van e-mail updates, een event app of andere tooling. Denk bijvoorbeeld aan: teasers van het programma en de sprekers, netwerkmomenten in de app of licht exposanten uit.
Ook na het daadwerkelijke event is belangrijk om je deelnemers op te volgen. Hier zou je voorafgaand aan je event, gedurende de registratie, al een plan voor moeten hebben. Stuur je bezoekers bijvoorbeeld achteraf een speciale early bird korting voor het volgende jaar of een evaluatie. Dit kun je met een goede voorbereiding allemaal geautomatiseerd inrichten. Dit scheelt een hoop nadenkwerk achteraf en zo blijf je top-of-mind bij je bezoekers.
Event tech toepassingen bieden talloze mogelijkheden voor het behalen van jouw doelstellingen, een optimale bezoekerservaring en een slimmere, duurzame organisatie van events. Als event tech agency is Lively gespecialiseerd in het samenbrengen van technologie om jouw event naar een hoger niveau te tillen. Een keertje sparren of benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op en laat je inspireren door de mogelijkheden!