Tijd besparen. Welke eventorganisator wil dat nou niet? Je bent als organisator het liefst met de inhoud bezig en niet met ad-hoc zaken die je dag opslokken. Het inzetten van event tech kan je helpen om slimmer en efficiënter om te gaan met je tijd. Zo geeft event management software je de mogelijkheid om alle praktische zaken rondom je event in te richten. In deze blog delen we onmisbare functionaliteiten in eventsoftware die jou helpen nog meer tijd te besparen en je eventorganisatie naar een hoger niveau tillen.
1. Alle informatie centraal in één content hub
Zonder content, geen event. Jouw event draait om de inhoud. Die inhoud wil je achter de schermen zo goed mogelijk beheren en up-to-date houden. Grote kans dat er voorafgaand aan je event wijzigingen zijn op contentgebied: sessietijden die verschuiven, een extra spreker, nieuwe exposanten, een gewijzigd logo of een zaal die wijzigt. Door te werken met een content hub in je eventsoftware, heb je alle geüploade informatie in één keer bij de hand. Al jouw publicaties worden hiervandaan gehaald: van je website en de registratietool, tot de mobiele event app en andere kanalen. Zo kun je met één wijziging direct de informatie op al je kanalen aanpassen. Daarmee voorkom je dubbel werk en dat bespaart flink wat tijd in het beheren en publiceren van je event content.
2. Dupliceer templates en thema’s vanuit een bibliotheek
Wandel een bibliotheek binnen en je ervaart overzicht, regelmaat en ordening. Ook online bibliotheken bezorgen je hetzelfde effect en bieden tijdbesparing en efficiëntie. Maak hier dan ook vooral gebruik van! Hoe fijn zou het zijn als je werkt met opgeslagen e-mailtemplates, thema’s voor event websites, afbeeldingen en andere elementen zoals de factuuropmaak? Dat maakt het leven van een eventorganisator een stuk makkelijker. Vooral als je meerdere terugkerende events organiseert is dit een onmisbare functionaliteit. Zo zorg je voor consistentie in de communicatie en bespaar je veel tijd door elementen te hergebruiken.
3. Sneller en meer uploaden in 1 keer
Vaak zien we dat eventinformatie wordt beheerd in een Excel-bestand. Denk aan aanmeldingen, sessies en sponsoren. Deze data handmatig uploaden? Dat is niet meer nodig bij gebruik van de juiste technologie. Event tech is er speciaal voor ontwikkeld om eventorganisatoren te ondersteunen bij repetitieve, handmatige acties die veel tijd kosten. Kies daarom voor een eventsoftware waarbij je gebruik kan maken van een CSV uploader. Zo laad je snel nieuwe data in en vooral handig: je updatet bestaande data, zonder de foutgevoeligheid die ontstaat bij het keer op keer exporteren en importeren.
Werk je met Google Sheets? Dan kun je zelfs nog meer automatiseren. Zoals bijvoorbeeld elke nieuwe rij die in het document wordt opgeslagen, ook automatisch te uploaden naar de eventsoftware. Gebruik hiervoor integratie tools zoals Zapier.
4. Automatische e-mailflow voor je event
Als organisator heb je doordachte communicatie rondom je event en weet je welke berichten nodig zijn voor het aanzetten tot actie. De verschillende doelgroepen, zoals bezoekers en exposanten, krijgen alleen de informatie die voor hen relevant is. In veel event platformen is er een geavanceerde e-mail planner geïntegreerd. Hiermee kun je heel specifiek e-mailreeksen instellen op basis van kenmerken van deelnemers. Bijvoorbeeld op basis van de registratiestatus, of iemand aan- of afwezig was of wanneer een bepaalde sessie is gekozen. Je kunt alle communicatie van tevoren klaarzetten en automatisch versturen. Tot slot mooi meegenomen: je kunt de e-mailflows een volgend event hergebruiken!
5. Automatisch sessies plannen op basis van beschikbaarheid
Het samenstellen van een goed programma kan veel tijd in beslag nemen. Werk je met meerdere sessies en tijdsloten, dan heb je te maken met de beschikbaarheid van sprekers, ruimtes en onderwerpen. Ofwel: de logistieke indeling van je programma. Maak het jezelf zo makkelijk mogelijk door met slimme sessieplanning te werken. Met deze functionaliteit krijg je advies over wanneer en waar je de sessie het beste kunt inplannen op basis van de beschikbaarheid van sprekers, ingestelde regels voor locaties en tijdsloten. Je bepaalt zelf de regels laat vervolgens de event software het uitzoekwerk doen. Zo maak je het event programma relevanter en houd je meer controle over de logistiek en de inhoud.
6. Relevant communiceren met gerichte e-mails en notificaties
Er is weinig zo onpersoonlijk als een uit-de-lucht-gegrepen bericht zonder toegevoegde waarde. Juist op een evenement, waarbij elke deelnemer als het ware een eigen weg volgt, is relevante en persoonlijke communicatie erg belangrijk. Door middel van persoonlijke e-mails, SMS-berichten of notificaties in event apps kun je bezoekers actuele informatie bieden. Verandert de tijd van een sessie of komt er last-minute een steengoede spreker bij? Of zijn er onverhoopt verkeerswijzigingen of is de parkeerplaats vol? Dan wil je deze informatie direct delen. Met event software kun je eenvoudig naar specifieke groepen een persoonlijk bericht sturen en houd je hen op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.
7. Data verbinden en koppelen
Events en data gaan hand in hand. Je wilt ervoor zorgen dat de gegevens in al je systemen actueel zijn. Denk bijvoorbeeld aan de sessiekeuzes of de registratiestatus per evenementr. Die wil je direct in een CRM-systeem als Hubspot of Salesforce kunnen zien. Goede eventsoftware biedt verschillende native integraties met deze systemen. Maar ook als er geen native integratie is, kun je meer met elkaar koppelen dan je denkt. Door gebruik te maken van een webhook of HTTP push kun je systemen met elkaar laten praten. Meldt een nieuwe deelnemer zich online aan? Gebruik de ingevulde informatie om direct een account in de event app aan te maken. Of toon de volgende keer dat deze deelnemer je website of app bezoekt, alleen nog de sessies waarvoor hij zich heeft aangemeld.
De techniek klinkt moeilijk, maar de mogelijkheden zijn eindeloos. Door te werken met integraties en koppelingen heb jij altijd up-to-date informatie en bied je een soepelere ervaring voor de gebruiker.
8. Laat sprekers en exposanten hun profiel zelf beheren
Als eventorganisator wil je werken met actuele, online profielen van sprekers en exposanten. Opvragen van deze informatie kost veel tijd en de inhoud wijzigt vaak. Misschien herken je het wel: je houdt alle informatie bij in een Excel-bestand, maar nog niet alle sprekers heben gereageerd. Je moet er wederom achteraan. Met het gebruik van event software is het mogelijk om de regie bij de sprekers en exposanten neer te leggen. Zij krijgen een persoonlijk linkje voor het creëren van een eigen profiel. Alle relevante informatie is meteen zichtbaar en wordt makkelijk toegevoegd of door hen gewijzigd. En zoals je hierboven al las: door systemen met elkaar te koppelen is de bijgewerkte informatie meteen overal zichtbaar. Van event app tot website.
9. Real-time maatwerk rapporten
Altijd en overal actuele data over jouw event bekijken? Dat zorgt voor inzicht, transparantie en bijsturing. Maak daarom real-time rapporten voor meer inzicht in je event. Deze kun je vervolgens ook delen met alle betrokken partijen om hen up-to-date te houden over de status. Sprekers zien wie zich heeft aangemeld voor hun sessie, de catering heeft inzicht in het aantal bezoekers en filtert meteen welke voedselallergieën er zijn. Maar ook sponsoren weten meteen wie een demo hebben geboekt en of hun persoonlijke link hebben gebruikt. Als organisator weet je altijd hoeveel bezoekers er in de zaal zijn en heb je de mogelijkheid tot bijsturen. Waardevolle data is binnen handbereik en in een dashboard centreer je alle informatie. In je eventsoftware heb je vaak standaard rapporten beschikbaar voor snelle toegang, maar maak je ook eenvoudig een rapport op maat.
10. Maak achteraf betalen mogelijk
Welke betaalmethodes je aanbiedt heeft een grote impact op hoeveel tickets je verkoopt. Hoe makkelijker het is om te betalen, hoe waarschijnlijker het is dat bezoekers het hele proces doorlopen. Zo is het in Nederland bijvoorbeeld nog niet heel gebruikelijk om bij betaalde events je creditcardgegevens in te vullen. Vooral niet bij een zakelijke betaling. De optie om achteraf te betalen op factuur geniet vaak de voorkeur. Maar al die betaalstromen beheren kan een administratieve rompslomp zijn. Maak daarom gebruik van een online betaalrekening, zoals Mollie of Stripe. Deze koppel je eenvoudig met je eventsoftware en alle betalingen rondom je event worden centraal beheerd. Zo regel je het debiteurenbeheer inclusief betalingsreminders ook via je eventsoftware, handig!
11. Snel inchecken met live badge printing
Vooraf event badges printen en handmatig ordenen kost veel tijd en is foutgevoelig. Het scenario van badges opzoeken, wachtrijen en blanco naamkaartjes schrijven, verandert de laatste jaren naar een meer efficiënte vorm van badge printing. Live badge printing bespaart tijd en je hebt minder baliemedewerkers nodig. Bezoekers checken in op de locatie en printen zelf hun badge via een iPad-zuil. Die kunnen bemand of onbemand en bieden een moeiteloze bezoekerservaring. Zo kun je ervoor kiezen om wel een host te laten helpen om de badge te plakken en aan een keycord te hangen.
In plaats van alle show en no-show achteraf handmatig te verwerken, heb je nu alle informatie direct in het systeem staan. Zowel vooraf als achteraf tijd besparen dus. Het type event en de hoeveelheid bezoekers bepaalt wat je nodig hebt voor een efficiënt badge printing systeem.
Event tech toepassingen bieden talloze mogelijkheden voor het behalen van jouw doelstellingen, een optimale bezoekerservaring en een slimmere, duurzame organisatie van events. Als event tech agency is Lively gespecialiseerd in het samenbrengen van technologie om jouw event naar een hoger niveau te tillen. Een keertje sparren of benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op en laat je inspireren door de mogelijkheden!