Vijf manieren voor meer interactie bij jouw events
Of het nu gaat om het organiseren van een zakelijk diner, een conferentie of een promotionele activiteit… Event managers maken gebruik van gedurfde technieken met de nieuwste technologie om ervoor te zorgen dat deelnemers het meeste uit een event halen. De focus op het behalen van de ROI neemt toe waardoor het steeds breder wordt geaccepteerd om de betrokkenheid van het publiek te vergroten. Lees hieronder hoe je verschillende kanalen kunt inzetten om deelnemers te betrekken: voor, tijdens en na hun aanwezigheid.
Sprekers
Zoek naar uitstekende, relevante, deskundige sprekers die betrokken zijn bij en interactie hebben met het publiek, en een doorlopende relatie aangaan met deelnemers.
Het identificeren van de beste spreker vergt uitgebreid onderzoek, up-to-date kennis van de branche en goede contacten. Het sprekersbureau Speakers Corner vindt dat je echt de tijd moet nemen om het doel van je event en de behoeften van je publiek te overwegen.
Het outsourcen van de selectie, boeking en het organiseren van je sprekers is een zeer efficiënte en kosteneffectieve manier om de beste spreker te vinden, die de juiste interactie met het publiek leveren, wat je event tot een succes maakt. Het is echter het beste om je toekomstige sprekers vooraf te zien op het event van iemand anders, om echt een idee te krijgen van de stijl.
De meest memorabele sprekers zijn degenen die het publiek actief betrekken. ’Hengel microfoons’ zijn verleden tijd, met technologie zoals de 'Catchbox', een gooimicrofoon dat door de spreker naar het publiek kan worden gegooid, wordt gebruikt om aanwezigen meer aan te moedigen om te spreken en betrokken te raken bij discussies.
Het stimuleren en weergeven van tweets, Instagram-posts, berichten en netwerkactiviteiten op beeldschermen tijdens het event is een effectieve manier voor meer betrokkenheid. Live updates over actuele onderwerpen, afspraken en meningen zijn een veilige manier om je publiek betrokken te houden rondom de gehele beleving.
Sociale media Zoals we allemaal weten is sociale media een geweldige manier om verbonden te blijven tijdens events. Je kunt hashtags, berichten-formats en zelfs een eigen mobile app gebruiken om een online community rond je event te bouwen.
Dit biedt de kans om deel te nemen vanuit waar dan ook ter wereld, wat met name leuk is voor mensen die fysiek niet aanwezig kunnen zijn. Tijdens je event kun je Twitter-berichten aan je sprekers geven, event-specifieke hashtags maken en de sponsoren promoten via sociale media. De mogelijkheden om online deel te nemen zijn eindeloos!
Sociale media kan ook een fantastische manier zijn om te communiceren voordat iedereen aankomt. Als je een voorgevoel wilt opbouwen kun je een online chat opzetten via;
Twitter met een unieke hashtag
Een (privé) tijdlijn in je eigen mobile app of
Gewoon met Whatsapp
Deze online "events" kunnen voor, tijdens of na het event worden georganiseerd om de betrokkenheid van je deelnemers te vergroten en verlengen. Het verzamelen van feedback op deze manier is ook een fantastische manier om verbonden te zijn.
Publieksparticipatie Een succesvol event bevat vaak actieve participatie door het publiek en mogelijkheden om te netwerken met andere gelijkgestemde professionals. Bovendien is het ook heel gewoon voor organisatoren om deelnemers ver voor het event al te betrekken en nadat het event is afgelopen in discussie te blijven en feedback te geven.
Mobiel Maak het mogelijk dat deelnemers de content van een spreker digitaal kunnen vinden, zowel tijdens als na het event. Niet alleen de presentatie, maar ook ander werk, artikelen, publicaties, tweets en blogs. Deze content kan worden geleverd via een event app met links op een profiel of naar een speciaal samengesteld online archief. De toegang moet beschikbaar zijn voor deelnemers vanaf de registratie en tijdens en na het evenement aangevuld worden om echte waarde te creëren.
Dit zijn slechts enkele manieren waarop event managers waarde kunnen toevoegen en de interesse kunnen behouden. Door creatief te zijn, de nieuwste technologie te gebruiken en de relatie tussen het publiek, de spreker en het event opnieuw vorm te geven, zal zijn vruchten afwerpen. Denk in 'fun' en 'interactief' en vind zelf innovatieve manieren om deelnemers te betrekken. Creëer een dynamische ervaring van registratie tot na het event, en je publiek zal zich vermaakt, enthousiast en betrokken voelen voor nog weken, maanden of zelfs jaren.
Publieksreactie Interactieve Presentatiesoftware en Q&A systemen zijn tools die je helpen om het publiek in je event te betrekken en je event gezamenlijk vorm te geven via een actievere deelname. Hoewel de meeste systemen supereenvoudig te gebruiken zijn via een website, moet je van tevoren goed nadenken over hoe je zulke systemen echt integreert met de structuur van je event. Gebruik geen eventtechnologie puur voor het gebruiken. Denk na over hoe het in je concept kan passen en hoe je het publiek kunt aanmoedigen om het te gebruiken. Het is erg belangrijk om sessies te kiezen met de juiste indeling, zodat het de gehele ervaring verbetert. Van de vele gebruiksscenario's werken de systemen bijzonder goed met de onderstaande indeling.
Zorg naast het kiezen van de juiste sessies dat je over de juiste technische apparatuur beschikt. Deze systemen zijn het meest efficiënt en effectief wanneer vragen live op de muur of het scherm worden weergegeven. Het publiek wordt geprikkeld om meer vragen in te dienen als ze ook direct zichtbaar worden.
Aangezien de meeste platformen online werken, moet je ervoor zorgen dat het publiek verbonden is met internet. Wanneer je het systeem aan het begin van je event introduceert, vergeet dan niet om je deelnemers te vertellen hoe ze kunnen inloggen op het wifi-netwerk als 4G niet betrouwbaar genoeg is.
Start vervolgens met een simpele warming-up vraag. Je zorgt niet alleen dat aanwezigen de toepassing openen, maar ook dat je waardevolle data kunt verzamelen, zoals het emailadres.
Herinner je deelnemers voortdurend tijdens het event dat ze vragen kunnen stellen en kunnen reageren op bijvoorbeeld stellingen.