Der Health & Innovation District Amsterdam (HID) ist Teil von Sanquin Health Solutions. Dieses Ökosystem fördert die Zusammenarbeit zwischen Start-ups, Scale-ups und Wissensinstitutionen in den Biowissenschaften. Veranstaltungen sind dabei unverzichtbar: Sie bringen Menschen zusammen, machen Ideen sichtbar und stärken die Community.

Der Ausgangspunkt der Zusammenarbeit

Angesichts der wachsenden Zahl organisierter Veranstaltungen benötigte HID ein zukunftssicheres System. Die Organisation suchte nach einer Lösung, die den Registrierungsprozess automatisiert, Zeit spart und gleichzeitig Besuchern ein professionelles Erlebnis bietet. Weitere zentrale Anforderungen waren die Anbindung an die sich in Entwicklung befindliche Community-App, eine Integration mit bestehenden Systemen wie HubSpot und Mollie sowie ausreichend Optionen, um das Design an die Corporate Identity anzupassen.

Was haben wir umgesetzt?

Zusammen mit HID haben wir den gesamten Registrierungsprozess für Veranstaltungen automatisiert. Besucher melden sich über eine personalisierte HID-Branded-Page an und erhalten automatisch Bestätigungen, Updates und QR-Tickets. Vor Ort ist der Check-in dadurch schnell, fehlerfrei und professionell. Die gesamte Kommunikation vor und nach einer Veranstaltung – einschließlich Feedback-Anfragen – ist jetzt ebenfalls automatisiert.

Darüber hinaus verfügt das Team über aussagekräftige Reports mit Einblicken in Anmeldungen, Teilnahme und Engagement. Dies macht den Prozess nicht nur effizienter, sondern gibt auch mehr Kontrolle über die Daten.

Das Ergebnis

Die Implementierung des neuen Systems spart HID erheblich Zeit, insbesondere bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen. Gleichzeitig sind die Events professioneller geworden: Das Erscheinungsbild ist einheitlich, der Ablauf läuft reibungslos und Besucher erleben Registrierung und Check-in als benutzerfreundlich. Alles entspricht der neuen HID-Corporate-Identity, was zur Markenbekanntheit und zum Markenerlebnis beiträgt.

„Wir können Veranstaltungen jetzt effizienter und mit mehr Selbstvertrauen organisieren", sagt Kiki Scholts, Interimsleiterin für Marketing und Kommunikation. „Dadurch ist es möglich, die Anzahl der Veranstaltungen weiter zu erhöhen, ohne das Team zusätzlich unter Druck zu setzen. Das Nutzererlebnis bleibt stark und trägt zu einer aktiven, vernetzten Community auf dem Campus bei."

Die Zusammenarbeit mit Lively wird von Sanquin sehr empfohlen. „Die Flexibilität und der Input von Lively, auch wenn interne Prozesse länger dauern als erwartet, werden sehr geschätzt. Dank dieser großartigen Zusammenarbeit konnte HID das neue System pünktlich in Betrieb nehmen."

‍