Het Health & Innovation District Amsterdam (HID) is onderdeel van Sanquin Health Solutions. Vanuit dit ecosysteem wordt samenwerking gestimuleerd tussen start-ups, scale-ups en kennisinstellingen in de Life Sciences. Events zijn daarin onmisbaar: ze brengen mensen samen, maken ideeën zichtbaar en versterken de community.

De aanleiding voor de samenwerking

Met een groeiend aantal georganiseerde evenementen ontstond bij HID de behoefte aan een toekomstbestendig systeem. De organisatie zocht naar een oplossing die het registratieproces automatiseert, tijd bespaart en tegelijkertijd zorgt voor een professionele ervaring voor bezoekers. Andere belangrijke eisen waren de koppeling met de community-app die nog in ontwikkeling is, een integratie met bestaande systemen zoals HubSpot en Mollie, en voldoende mogelijkheden om het design aan te passen aan hun huisstijl.

Wat hebben we geïmplementeerd?

Samen met HID hebben we het volledige registratieproces voor evenementen geautomatiseerd. Bezoekers melden zich aan via een gepersonaliseerde pagina in de HID-huisstijl en ontvangen automatisch bevestigingen, updates en QR-tickets. Op locatie verloopt het incheckproces daardoor snel, foutloos en professioneel. Ook alle communicatie voor en na een event – inclusief evaluaties – is nu onderdeel van de vaste flows.

Daarnaast beschikt het team over handige rapportages met inzichten over aanmeldingen, opkomst en betrokkenheid. Zo wordt niet alleen het proces efficiënter, maar ontstaat er ook meer grip op data.

Het resultaat

De implementatie van het nieuwe systeem bespaart HID veel tijd, vooral in de voorbereiding en opvolging van evenementen. Tegelijkertijd zijn de evenementen professioneler geworden: de uitstraling is consistent, het proces verloopt soepel en bezoekers ervaren de registratie en check-in als gebruiksvriendelijk. Alles sluit aan bij de nieuwe HID-huisstijl, wat bijdraagt aan herkenbaarheid en merkbeleving.

“We kunnen nu efficiënter en met meer vertrouwen evenementen organiseren,” vertelt Kiki Scholts, Interim Head of Marketing & Communications. “Dat maakt het mogelijk om het aantal events verder uit te breiden, zonder dat het extra druk op het team legt. De gebruikservaring blijft daarbij sterk, wat bijdraagt aan een actieve, verbonden community op de campus.”

De samenwerking met Lively wordt door Sanquin sterk aanbevolen. “De flexibiliteit en het meedenken van Lively, zelfs wanneer interne processen langer duren dan verwacht, worden bijzonder gewaardeerd. Dankzij deze fijne samenwerking kon HID op tijd live gaan met het nieuwe systeem.”

‍