Die Universität Maastricht (UM) ist die europäische Universität in den Niederlanden und hat fast 23.000 Studierende und 5.000 Mitarbeiter. Die Universität ist jung im Herzen, interdisziplinär und sozial stark engagiert. Das zeigt sich in all ihren Aktivitäten. Dies ist auch an den Tagen der offenen Tür der Fall.

Die Tage der offenen Tür der Universität Maastricht spielen eine wichtige Rolle bei der Information und Gewinnung zukünftiger Studierender. Während dieser Veranstaltungen haben Studieninteressierte die Möglichkeit, mehr über die Studiengänge, die einzigartige Unterrichtsmethode und die internationale Gemeinschaft zu erfahren. Besucher können an Veranstaltungen teilnehmen, mit Lehrern und Schülern sprechen und die Atmosphäre der Stadt Maastricht erleben. Mit Tausenden von Teilnehmern pro Ausgabe sind die Tage der offenen Tür wichtige Veranstaltungen sowohl für die Universität als auch für zukünftige Studierende.

Der Grund für die Zusammenarbeit

‍Aufgrund des Bedarfs an einer geeigneteren Eventmanagement-Software für Informationsaktivitäten, einschließlich der Tage der offenen Tür, suchte die Universität nach einer geeigneten Lösung.

Die Organisation von Tagen der offenen Tür stellt vor besondere Herausforderungen, vor allem aufgrund der unterschiedlichen Wünsche und Anforderungen der verschiedenen Fakultäten. Die größte Herausforderung bestand darin, ein System zu finden, das es Studieninteressierten ermöglicht, sich nicht nur für einen Tag der offenen Tür anzumelden, sondern auch ihr ganz persönliches Programm zusammenzustellen, indem sie Veranstaltungen auswählen, die ihren Interessen entsprechen.

Darüber hinaus bestand Bedarf an einer Lösung, die verschiedene Prozesse wie die Erstellung einer Event-Website, den Versand von Einladungen, die Registrierung von Teilnehmern, Kommunikation, Analysen und Leadmanagement so weit wie möglich in ein System integrieren konnte.

Was haben wir umgesetzt?

‍Zusammen mit UM besprach Lively ausführlich, wie der Anmeldeprozess rund um die Tage der offenen Tür organisiert ist. Dabei wurden nicht nur die erforderlichen Teile der Veranstaltungsumgebung betrachtet, sondern beispielsweise auch die Anforderungen in Bezug auf die Unternehmensidentität. Auf dieser Grundlage erstellte Lively eine Vorlage und richtete den Registrierungsprozess ein.

Die Umgebung wurde so konzipiert, dass sie sowohl für die Vorregistrierung als auch für die eigentliche Registrierung verwendet werden kann, einschließlich der Möglichkeit, ein persönliches Programm zu erstellen. Aufmerksamkeit wurde auch der damit verbundenen Kommunikation und der Wiederverwendung vorhandener Veranstaltungen durch einen einfachen Kopiervorgang geschenkt. Das System wird viermal im Jahr für Tage der offenen Tür verwendet, aber aufgrund seines flexiblen Aufbaus ist es sicherlich auch für andere Veranstaltungen geeignet.

Das Ergebnis

‍Die Universität Maastricht ist sowohl mit den Möglichkeiten von Swoogo als auch mit der Unterstützung von Lively sehr zufrieden. „Für größere Veranstaltungen, bei denen hohe Anforderungen an die Funktionalität gestellt werden, ist diese Lösung auf jeden Fall zu empfehlen“, sagt Pascal de Roos, Projektmanager für digitale Innovation. „Aufgrund der vielen Optionen und Einstellungen in Swoogo ist es ratsam, einen Implementierungspartner zu beauftragen. Lively hat damit einen tollen Job gemacht.“ Die Zusammenarbeit zwischen der Universität, Swoogo und Lively hat zu einer effizienten, flexiblen und zukunftssicheren Lösung für die Organisation von Tagen der offenen Tür und anderen Veranstaltungen geführt.

Auf dem Bild