Maastricht University (UM) is dé Europese universiteit van Nederland en telt bijna 23.000 studenten en 5.000 medewerkers. De universiteit is jong van geest, interdisciplinair en sterk maatschappelijk betrokken. Dat is zichtbaar in al hun activiteiten. Zo ook in de open dagen.

De open dagen van Maastricht University spelen een belangrijke rol in het informeren en aantrekken van toekomstige studenten. Tijdens deze evenementen krijgen studiekiezers de kans om meer te leren over de opleidingen, de unieke onderwijsmethodiek en de internationale community. Bezoekers kunnen sessies bijwonen, in gesprek gaan met docenten en studenten, en de sfeer van de stad Maastricht ervaren. Met duizenden deelnemers per editie zijn de open dagen belangrijke evenementen voor zowel de universiteit als toekomstige studenten.

De aanleiding voor de samenwerking

‍Vanuit de behoefte aan beter passende event management software voor voorlichtingsactiviteiten, waaronder de open dagen, is de universiteit op zoek gegaan naar een geschikte oplossing. 

De organisatie van open dagen brengt unieke uitdagingen met zich mee, met name vanwege de uiteenlopende wensen en eisen van de verschillende faculteiten. De grootste uitdaging was het vinden van een systeem waarmee studiekiezers zich niet alleen kunnen registreren voor een open dag, maar ook zelf een persoonlijk programma kunnen samenstellen door sessies te kiezen die aansluiten bij hun interesses. 

Daarnaast was er behoefte aan een oplossing waarmee verschillende processen zoals het maken van een eventwebsite, het versturen van uitnodigingen, het registreren van deelnemers, communicatie, analyses en lead management zo veel mogelijk in één systeem geïntegreerd kunnen worden.

Wat hebben we geïmplementeerd?

‍Lively heeft samen met UM uitgebreid besproken hoe het registratieproces rondom open dagen is georganiseerd. Hierbij is niet alleen gekeken naar de benodigde onderdelen van de eventomgeving, maar ook bijvoorbeeld de eisen op het gebied van huisstijl. Op basis hiervan heeft Lively een template gebouwd en het registratieproces ingericht.

De omgeving is zo ontworpen dat deze gebruikt kan worden voor zowel de voorinschrijving als de daadwerkelijke registratie, inclusief de mogelijkheid om een persoonlijk programma samen te stellen. Ook is er aandacht besteed aan bijbehorende communicatie en het hergebruiken van bestaande events door middel van een eenvoudig kopieerproces. Het systeem wordt vier keer per jaar ingezet voor open dagen, maar de flexibele opzet maakt het zeker ook geschikt voor andere evenementen. 

Het resultaat

‍Maastricht University is zeer tevreden over zowel de mogelijkheden van Swoogo als de ondersteuning van Lively. “Voor grotere evenementen, waarbij hoge eisen worden gesteld aan functionaliteiten, is deze oplossing zeker aan te bevelen,” vertelt Pascal de Roos, Projectmanager Digitale Innovatie. “Vanwege de vele mogelijkheden en instellingen in Swoogo, is het verstandig om gebruik te maken van een implementatiepartner. Lively heeft ons daarbij uitstekend geholpen.” De samenwerking tussen de universiteit, Swoogo en Lively heeft geleid tot een efficiënte, flexibele en toekomstbestendige oplossing voor het organiseren van open dagen en andere events.

In beeld