PINO ist eine Full-Service-Eventagentur, die seit über 25 Jahren vielfältige Kongresse, Symposien und Veranstaltungen für Behörden und gemeinnützige Organisationen durchführt. Die Stärke von PINO liegt in deren Flexibilität und der persönlichen Betreuung, bei der jede Veranstaltung individuell gestaltet wird. Für die Teilnehmerregistrierung wurde ein System benötigt, das dieselbe Flexibilität bieten konnte.

Der Ausgangspunkt der Zusammenarbeit

Die Kooperation zwischen PINO und Lively entstand aus dem Bedarf nach einem Registrierungssystem, das mehr als nur Standardfunktionen bieten konnte. PINO benötigte die volle Kontrolle über den Registrierungsprozess, mit der Möglichkeit, jedes Formular zu erstellen und basierend auf spezifischen Anforderungen von Kunden und Zielgruppen anzupassen. Beispiele sind Events mit mehreren Breakout-Räumen, verschiedenen Mittagszeiten oder Teilnehmern mit unterschiedlichen Zugriffsrechten. Dabei war die Integration mit einem Zahlungssystem essenziell.

Die ersten gemeinsamen Projekte verliefen reibungslos und schufen das Vertrauen, das notwendig war, um die Zusammenarbeit zu vertiefen. Seitdem ist Lively nicht nur Anbieter des Registrierungssystems, sondern ein fester Partner in der Event-Technologie von PINO.

Wer macht was und wer setzt um?

Durch die Zusammenarbeit kann PINO weitestgehend eigenständig auf der Swoogo-Plattform (Registrierungspartner) arbeiten. Durch die gemeinsame Entwicklung von Vorlagen für verschiedene Veranstaltungstypen mit Lively war es möglich, schnell und konsistent maßgeschneiderte Lösungen zu liefern. Gleichzeitig besteht bei größeren Veranstaltungen oder komplexeren Produktionen weiterhin die Möglichkeit, Support von Lively einzuholen, z. B. für Onsite-Badge-Druck.

Ein anschauliches Beispiel für diesen Ansatz ist der Overheid 360° Kongress. Für diese Veranstaltung wurde nicht nur Swoogo für Registrierung und Kommunikation mit Gästen und Sponsoren genutzt, sondern auch Grip für Networking-Funktionalitäten und FFAIR zum Sammeln von Informationen von Referenten und Präsentatoren. Die Stärke lag in der Verbindung dieser Plattformen, die von Lively technisch realisiert wurde. Sobald ein Sponsor in Swoogo angemeldet wurde, wurde automatisch ein Konto sowohl in FFAIR als auch in Grip erstellt. Dieser automatisierte Arbeitsablauf sparte viel manuelle Arbeit. Bei der Ankunft konnten Teilnehmer ihren Badge über einen QR-Code in der Event-App herunterladen. Dieser wurde an einer der Badge-Druckstationen gescannt, die von Lively vor Ort aufgebaut und betreut wurden. So wurde der Registrierungsprozess vom Anfang bis zum Ende abgedeckt – digital wie physisch.

Was war der konkrete Mehrwert?

Die Zusammenarbeit mit Lively hat PINO auf mehreren Ebenen konkrete Vorteile gebracht. So verlaufen Registrierungen nun schneller und konsistenter, da alle Systeme mit Hilfe von Templates intern aufgebaut werden können. Der größte Mehrwert von Lively liegt laut Thomas Klink, Projektmanager Events bei PINO, vor allem in der Integration: „Die Verbindung zwischen den verschiedenen Systemen ist meiner Meinung nach der Punkt, wo Lively den Mehrwert liefert." Durch Integrationen mit externen Modulen wie FFAIR und Grip wird erheblich Zeit gespart, besonders bei größeren und komplexeren Veranstaltungen wie dem 360°-Kongress. „Bei dieser Veranstaltung konnten Gäste bei der Ankunft über einen QR-Code in der Grip-App direkt ihren Badge an verschiedenen Druckstationen abholen, wobei Lively auch den Onsite-Badge-Druck übernahm. Das komplette Paket eben.

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