PINO is een fullservice evenementenbureau dat al meer dan 25 jaar uiteenlopende congressen, symposia en bijeenkomsten organiseert voor overheden en maatschappelijke organisaties. De kracht van PINO ligt in de flexibiliteit en persoonlijke aandacht waarmee zij elk evenement op maat inrichten. Voor de registratie van deelnemers zochten zij een systeem dat dezelfde flexibiliteit kon bieden.

De aanleiding voor de samenwerking

De samenwerking tussen PINO en Lively begon vanuit de behoefte aan een registratiesysteem dat meer kon dan standaardfunctionaliteiten bieden. PINO wilde de volledige controle over het registratieproces, met de mogelijkheid om elk formulier zelf te bouwen en in te richten op basis van de specifieke wensen van opdrachtgever en doelgroep. Denk aan evenementen met meerdere break-out rooms, verschillende lunchmomenten, of deelnemers met uiteenlopende toegangsrechten. Daarbij was de mogelijkheid tot integratie met betaalsystemen essentieel.

De eerste gezamenlijke projecten verliepen soepel en gaven het vertrouwen dat nodig was om de samenwerking uit te breiden. Sindsdien is Lively niet alleen leverancier van het registratiesysteem, maar een vaste partner geworden in de eventtechnologie van PINO.

Wat hebben we geïmplementeerd?

Met de samenwerking kan PINO grotendeels zelfstandig werken binnen het Swoogo-platform. Door samen met Lively templates te ontwikkelen voor verschillende type events, werd het mogelijk om snel en consistent maatwerk te leveren. Tegelijkertijd blijft de mogelijkheid bestaan om bij grotere events of complexere producties ondersteuning van Lively in te schakelen, bijvoorbeeld voor onsite badge printing.

Een sprekend voorbeeld van deze aanpak is Overheid 360˚ Congres. Voor dit event werd niet alleen Swoogo ingezet voor registratie en communicatie met gasten en sponsoren, maar ook Grip voor netwerkfunctionaliteit en FFAIR voor het verzamelen van informatie bij sprekers en standhouders. De kracht zat in de koppeling tussen deze platformen, die door Lively technisch werd gerealiseerd. Zodra een sponsor werd aangemeld in Swoogo, werd er automatisch een account aangemaakt in zowel FFAIR als Grip. Die automatische workflow heeft veel handmatig werk bespaard, al zijn er nog enkele optimalisaties mogelijk in de koppeling. Bij binnenkomst konden gasten hun badge ophalen via de QR-code in de event app. Deze werd gescand bij een van de badgeprintstations, die door Lively op locatie werden opgezet en beheerd. Zo werd het registratieproces van begin tot eind verzorgd, zowel digitaal als fysiek.

Wat was het resultaat?

De samenwerking met Lively heeft PINO op meerdere fronten concrete voordelen opgeleverd. Zo verlopen registraties nu sneller en consistenter, doordat alle systemen in-house gebouwd kunnen worden met behulp van goed doordachte templates. Het grootste voordeel van Lively zit volgens Thomas Klink, Projectmanager evenementen bij PINO, vooral in de integratie: “De koppeling tussen de verschillende systemen is denk ik waar Lively de meerwaarde levert.” Door integraties met externe modules zoals FFAIR en Grip wordt aanzienlijk tijd bespaard, vooral bij grotere en complexere evenementen zoals Overheid 360˚ Congres. “Bij dit event konden gasten bij binnenkomst via een QR-code in de Grip-app direct hun badge ophalen bij diverse printstations, waarbij Lively ook onsite badge printing verzorgde. Het complete plaatje dus.”

‍