Am 7. Dezember 2023 fand die jährliche Visionplanner Inspire-Veranstaltung in Maarssen statt. Rund 400 Buchhalter und Mitarbeiter von Verwaltungsstellen kamen zusammen, um sich inspirieren zu lassen und Kontakte zu knüpfen. Der Tag war etwas ganz Besonderes, da es sich um die erste physische Ausgabe nach der Coronavirus-Pandemie handelte. Für Visionplanner Inspire durfte Lively den Registrierungsprozess einrichten und optimieren. In diesem Fall können Sie mehr darüber lesen.

Die Software von Visionplanner hilft Buchhaltungs- und Verwaltungsunternehmen dabei, Finanzberichte zu erstellen und Zahlen in Erkenntnisse für Unternehmer umzuwandeln. Visionplanner ist Teil von Visma, dem europäischen Anbieter von geschäftskritischer Cloud-Software. Das Unternehmen organisiert für seine Kunden das jährliche Visionplanner Inspire-Event. So informieren sie sie über neue Entwicklungen, inspirieren sie mit interessanten Inhalten und bieten die Möglichkeit, voneinander zu lernen und sich zu vernetzen.

_{Der Grund für die Zusammenarbeit}

Zu diesem Zweck hat Visionplanner den Anmeldeprozess für seine Veranstaltungen vollständig selbst organisiert. Sie arbeiten mit Hubspot als Marketingplattform zusammen, auf der die Einladungen versendet und die Anmeldungen auf dem neuesten Stand gehalten wurden. Das größte Problem dabei war, dass es keinen Einblick gab, zu welchen Sessions sie gehen wollten und welche Sessions beliebt waren. Dies wurde nicht auf dem neuesten Stand gehalten. Das bedeutet keinen Einblick in die Kundeninteressen, aber auch Ineffizienz am Tag selbst, da sich die Leute nicht immer daran erinnern konnten, für welche Sitzung sie sich entschieden hatten.

Außerdem waren die Namensschilder immer vorgedruckt und namentlich vorbereitet. Manchmal mehr als 900 Stück. Dies führte sowohl beim Visionplanner-Team als auch beim Kunden zu Frustration, da der Check-in lange dauerte und nicht effizient war. Grund genug, über eine intelligentere Lösung nachzudenken. So kam Visionplanner zu Lively.

_{Was haben wir umgesetzt?}

Der Online-Registrierungsprozess war zunächst vollständig eingerichtet und die ersten Registrierungen waren bereits eingegangen. Lively hat sich in relativ kurzer Zeit um den gesamten Registrierungsprozess gekümmert und ihn verwaltet. Zum Beispiel waren wir die ersten, die das bestehende Anmeldeformular neu erstellt und es um die Möglichkeit erweitert haben, Sessions aufzuzeichnen. Wir haben die bestehenden Registrierungen übertragen und sie per E-Mail nach ihren Sitzungspräferenzen gefragt. Zum Beispiel hatten alle Teilnehmer ein persönliches Programm, das sie auch später ändern konnten. Um diesen Prozess effizient zu organisieren, wechselten wir zu Swoogo und richteten das gesamte System für Visionplanner ein.

Am Tag der Veranstaltung haben wir den Ausweis vor Ort ausgedruckt und eingecheckt. Zu diesem Zweck haben wir mehrere Self-Check-In-Punkte mit iPads eingerichtet. Auf diese Weise konnten die Gäste mit dem QR-Code, den sie von uns erhalten hatten, selbst einchecken. Das Abzeichen wurde dann live in Farbe gedruckt. Alles, was das Visionplanner-Team tun musste, war zu helfen, das Abzeichen zu verteilen. Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer wussten, wohin sie gehen sollten, druckten wir die persönlichen Sessions auf den Badge.

_{‍Was war das Ergebnis?}

Natürlich können wir selbst sagen, dass es ein Erfolg war, aber unser Kunde kann es viel besser machen! Wir haben Martin de Vries, Leiter des Marketingteams bei Visionplanner, gefragt, wie er die Zusammenarbeit erlebt hat und was erreicht wurde.

„Lively hat sicherlich dazu beigetragen, unseren Besuchern das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Wir haben immer sorgfältig darüber nachgedacht, was für uns und den Besucher am besten ist. Am Tag selbst war alles für den Ausweisdruck vor Ort weit im Voraus fertig und die Besucher erlebten einen sehr reibungslosen Check-in. Unsere eigenen Kollegen haben das auch viel effizienter erlebt. Angesichts des hohen Andrangs in einer halben Stunde hätten wir ohne diese Automatisierung nicht so viele Leute dazu bringen können, in so kurzer Zeit einzuchecken. „sagt Martin.

Martin ist auch mit dem erneuten Vorregistrierungsprozess zufrieden: „Es war sehr schön, im Voraus zu wissen, welche Sessions häufig besucht werden. Damit können wir auch nach der Veranstaltung noch viel anfangen. Die Möglichkeit, einige Sitzungen nur bestimmten Kunden anzubieten, war auch sehr nett. Außerdem stellen wir bei unseren eigenen Mailings fest, dass sie nicht immer ankommen. Da jeder den QR-Code dabei hatte, war die Zuverlässigkeit der von Lively versendeten Mailings viel höher.“

Auf die Frage, ob er unsere Dienste weiterempfehlen würde, war Martin klar: „Auf jeden Fall! Die Organisation einer Veranstaltung beinhaltet eine Menge. Dann müssen Sie sich keine Gedanken über den Registrierungsprozess machen und der Registrierungsprozess vor Ort ist dann sehr angenehm.“

Sehen Sie sich den Visionplanner Inspire Aftermovie hier an:

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