FHI, der Verband der Technologiebranchen, ist ein Zusammenschluss von vier führenden Technologiesektoren. Mit 20 Veranstaltungen und Kongressen pro Jahr und einer internationalen Messe mit nicht weniger als 15.000 Besuchern weiß FHI, was in der Veranstaltungsbranche zu tun ist. Um die Veranstaltungsorganisation zu rationalisieren und gleichzeitig den Besuchern ein möglichst relevantes Erlebnis zu bieten, suchte FHI nach einem Tool, das dies bieten konnte. Lively hat eine erstklassige Softwarelösung für FHI entwickelt, um Veranstaltungen in den kommenden Jahren effektiv zu organisieren. In diesem Fall können Sie mehr darüber lesen.

Die Veranstaltungen von FHI werden für ihre Mitglieder und Partner organisiert, um sie mit Kunden und untereinander in Kontakt zu bringen. Vernetzung und Leadgenerierung sind hier daher sehr wichtig. Die 20 Konferenzen, die jährlich organisiert werden, reichen von rund 200 bis 300 Teilnehmern. Und mit der Messe World of Industry, Technology & Science haben sie eine der größten Technologie- und Wissenschaftsmessen in den Benelux-Ländern in ihrem Portfolio.

_{Der Grund für die Zusammenarbeit}

Um sich zu registrieren, Anmeldungen zu verfolgen und über die Ereignisse zu kommunizieren, arbeitete FHI mit Hubspot zusammen. Dazu gehörten — mit einem Umweg — auch die Sitzungspräferenzen. Zusätzlich gab es eine separate mobile Event-App, die alle Eventdaten enthalten musste. Dies wurde alles manuell erledigt und führte zu einer Menge zusätzlicher Arbeit.

Bei ihren Veranstaltungen muss sich FHI neben regelmäßigen Besuchern auch mit verschiedenen Interessengruppen auseinandersetzen. Denken Sie an Partner, Sponsoren, Aussteller und deren Mitglieder. Diese befanden sich oft in unterschiedlichen Listen und konnten daher nicht effizient abgerufen werden. Vor dem Check-in bei den Veranstaltungen wurden die Ausweise vorgedruckt und beschriftet. Das hat lange gedauert. Und obwohl Netzwerke ein wichtiger Bestandteil der Veranstaltungen von FHI sind, verfügte die aktuelle mobile App nur über grundlegende Netzwerkfunktionen.

Alles in allem haben wir zusammen mit FHI nach einer langfristigen Lösung gesucht, damit sie ihre Veranstaltungen selbst effektiver organisieren können.

_{Was haben wir umgesetzt?}

Der Bedarf von FHI war also klar: eine Lösung vor der Veranstaltung (effizientere Registrierung, Kommunikation und Ausweisdruck) und eine Lösung für die Dauer der Veranstaltung (anregende Netzwerke, Event-App und Lead-Generierung). Eine wichtige Voraussetzung dabei war, dass die neue Software mit Hubspot verknüpft werden musste und gut zu ihrer Arbeitsweise mit diesem System passte. Zum Beispiel konnten der Name und die Adressdaten ihrer Mitglieder nicht überschrieben werden.

Auf dieser Grundlage haben wir die Eventmanagement-Software Swoogo in Kombination mit der Engagement-Plattform Grip implementiert. Eine erstklassige Lösung, bei der jede Software optimal zum Ziel beiträgt. In der Tat sind Swoogo und Hubspot hervorragende Links und bieten all die Flexibilität, nach der FHI gesucht hat. Mit einer eigenen Lizenz für mehrere Veranstaltungen kann FHI Veranstaltungsdaten effektiv verwalten, duplizieren und verwalten und anhand zahlreicher Kriterien mit den Teilnehmern von Swoogo kommunizieren. In Swoogo können die Registrierungsseiten vollständig in der von ihnen verwendeten Unternehmensidentität gebrandet werden.

Da Grip ihre alte mobile App ersetzt, verfügt FHI über eine Matchmaking- und Engagement-Plattform, die alle ihre Bedürfnisse erfüllt. Die Teilnehmer können sich anhand von Empfehlungen — sowohl über das Internet als auch über die mobile App — miteinander vernetzen, Aussteller können Leads scannen und jeder Teilnehmer sieht sein persönliches Programm. Der wesentliche Vorteil? Swoogo und Grip sind ebenfalls in Echtzeit miteinander verbunden, sodass Sie nur einen Ort haben, an dem alle Daten verwaltet werden müssen. Neu eingeloggte Teilnehmer und ihre Sitzungspräferenzen sind direkt in Grip. Darüber hinaus bietet Grip viele neue Möglichkeiten, um das Netzwerken noch besser zu erleichtern, wie zum Beispiel runde Tische und Speed-Date-Programme.

_{Was war das Ergebnis?}

Die ersten Veranstaltungen mit der neuen Software haben nun stattgefunden. Wir haben unsere Kundin Josephine Faber, Managerin für Online-Marketing & Kommunikation bei FHI, nach ihren Erfahrungen gefragt:

„Wir waren auf der Suche nach einem Tool, das uns bei praktischen Problemen wie Registrierung und Ausweisdruck helfen könnte, aber gleichzeitig ein Tool, das es uns ermöglicht, einen Besuch so relevant wie möglich zu gestalten, mit einem persönlichen Programm und der Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen. Wir haben sie in Swoogo und Grip gefunden. „sagt Josephine.

„Wir verwenden die Software jetzt seit einigen Monaten. Ich kann die Kombination von Swoogo mit Grip nur empfehlen. Für unsere Kollegen war es etwas gewöhnungsbedürftig, aber zum Glück wurden sie gut unterstützt und Fehler wurden schnell behoben. Rund um die Veranstaltung findet die Kommunikation von der Plattform aus statt. Das Segmentieren und Versenden von E-Mails und Erinnerungen ist einfach und flexibel. Unsere Aussteller mussten sich auch an die neue App gewöhnen, aber das Scannen von Badges zum Sammeln von Leads ist wirklich nett. Bei der ersten Veranstaltung hatten wir einige Startprobleme mit der Registrierung und unser Ansprechpartner kam uns nach einem Telefonat vor Ort zu Hilfe. Nett! Bisher sind wir mit dieser neuen langfristigen Lösung sehr zufrieden.“

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