Vom 2. bis 5. Juli 2024 fand in der Boers van Berlage (dem ehemaligen Börsengebäude) in Amsterdam das International Vascular Biology Meeting (IVBM) statt. Diese Veranstaltung brachte Forscher, Mediziner und Studierende der Gefäßbiologie zusammen, um die neuesten Entwicklungen auf diesem Gebiet zu diskutieren. Mit 125 Sitzungen, 123 Rednern und mehr als 1000 Anmeldungen war diese Veranstaltung ein großer Erfolg.

Lively spielte durch die Integration der Registrierungssoftware und des Check-ins vor Ort eine wichtige Rolle bei diesem Erfolg. In diesem Fall können Sie mehr über unseren Beitrag zu dieser erfolgreichen Veranstaltung lesen.

_{Der Grund für die Zusammenarbeit}

IVBM verwendete ihre eigene Registrierungssoftware, um Registrierungen zu verwalten und Badges vorab auszudrucken. Aufgrund der wachsenden Teilnehmerzahl und des kleinen Teams kam es bei diesem Prozess zu einigen Verzögerungen. Da es keine Echtzeitsynchronisierung mit den Systemen vor Ort gab, führte dies zu Problemen für Teilnehmer, die sich in letzter Minute registrieren wollten.

Bei dieser internationalen Veranstaltung wollte IVBM nicht nur sicherstellen, dass vor Ort alles gut lief, sondern auch den Ruf des UMC wahren, indem es den Teilnehmern ein optimales digitales Erlebnis bot. Darüber hinaus waren viele Sponsoren an der Veranstaltung beteiligt, die für die richtige Sichtbarkeit sorgen mussten. Daher war es wichtig, dass die Registrierungssoftware nicht nur effizient funktionierte, sondern auch das Branding dieser Sponsoren während der Veranstaltung hervorheben konnte.

_{Was haben wir umgesetzt?}

Lively hat eine Integration mit der bestehenden Registrierungssoftware von IVBM bereitgestellt. Infolgedessen wurden alle Registrierungen und Änderungen in Echtzeit mit unserem System vor Ort synchronisiert. Auf diese Weise konnten sie sofort sehen, wer eingecheckt hatte und wer noch nicht eingecheckt hatte. Darüber hinaus richteten wir mehrere Self-Check-In-Punkte mit iPads ein, an denen sich Besucher mit dem QR-Code anmelden konnten, den sie im Voraus erhalten hatten. Sobald der QR-Code gescannt wurde, wurde der Badge sofort in Farbe gedruckt. Dies ermöglichte ein schnelles Einchecken ohne lange Warteschlangen. Unser Team war vor Ort, um bei der Installation und Wartung der Self-Check-In-Punkte und der Badge-Drucker zu helfen. Außerdem stand unser Team für das Scannen von Leads zur Verfügung. Das liegt daran, dass wir das genutzt haben, um Aussteller für das Scannen von Leads zu bezahlen.

Neben der Integration und den Services vor Ort haben wir auch die Cvent App eingeführt. Die App bot den Besuchern zusätzlichen Komfort, indem sie ihnen aktuelle Informationen über das Programm, zusätzliche Aktivitäten und praktische Informationen zur Verfügung stellte. Die Möglichkeit für Besucher, ihre eigene Agenda zu erstellen und sich über die App zu vernetzen, trug zu einer positiven Erfahrung bei.

_{Was war das Ergebnis?}

Natürlich können wir euch sagen, was wir von der Veranstaltung hielten (super erfolgreich!) , aber noch besser, wir haben unsere Kundin Elin Davies, Head of Events, nach ihren Erfahrungen gefragt:

Der Kunde war sehr zufrieden mit dem Registrierungsprozess, der die Erwartungen übertraf. „Die Registrierung war fantastisch, das werden wir auf jeden Fall öfter machen“, sagt Elin Davies, Head of Events. „Wir waren gezwungen, mit einer Registrierungsplattform zu arbeiten. Drei Systeme mussten miteinander kommunizieren können, weil wir die Zusammenfassung in einem anderen System hatten. Das lief wirklich super.“ Die Kommunikation war klar, der Check-in war sehr schnell und es gab keine Warteschlangen. Darüber hinaus wurde die Cvent-App als kundenfreundlich empfunden: „Die Teilnehmer hatten einfachen Zugriff auf das Programm und alle notwendigen Informationen, was für ein klares und benutzerfreundliches Erlebnis sorgte.“

Die Zusammenarbeit bot eine Vielzahl wertvoller Lernpunkte. Der Kunde merkte an, dass es vielleicht besser gewesen wäre, jemanden von der Organisation der Veranstaltung voll und ganz für die technische Seite der Cvent-App verantwortlich zu machen. Dies hätte es dieser Person ermöglicht, sich weiter mit der Technologie zu befassen und die Kontrolle über den Innenraum selbst zu übernehmen. Jetzt gab es zu viele Möglichkeiten, um genauso schnell etwas „hinzuzufügen“. Außerdem gab es so viele Zusammenfassungen und Untersitzungen, dass eine andere Programmansicht vielleicht klarer gewesen wäre. Dies gab uns wertvolles Feedback für zukünftige Projekte, bei denen wir gemeinsam mit dem Kunden noch besser erkennen können, was innerhalb der Erwartungen erreichbar ist.

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