Een soepel registratieproces voor Visionplanner Inspire
Op 7 december 2023 vond het jaarlijkse evenement Visionplanner Inspire plaats in Maarssen. Zo’n 400 accountants en medewerkers van administratiekantoren kwamen samen om zich te laten inspireren en te netwerken. De dag was extra speciaal, want het was weer de eerste fysieke editie na de coronapandemie. Voor Visionplanner Inspire mocht Lively het registratieproces inrichten en optimaliseren. In deze case lees je hier meer over.
De software van Visionplanner helpt accountants- en administratiekantoren bij het opstellen van financiële rapportages en het vertalen van cijfers naar inzicht voor ondernemers. Visionplanner is onderdeel van Visma, de Europese leverancier van bedrijfskritische cloudsoftware. Het bedrijf organiseert het jaarlijks terugkerende event Visionplanner Inspire voor haar klanten. Zo houden zij hen op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen, inspireren zij met interessante inhoud en bieden zij de mogelijkheid om van elkaar te leren en te netwerken.
De aanleiding voor de samenwerking
Visionplanner regelde het registratieproces voor haar evenementen hiervoor volledig zelf. Zij werken met Hubspot als marketingplatform en hierin werden de uitnodigingen verstuurd en aanmeldingen bijgehouden. Het grootste probleem hiervan was dat er geen inzage was in naar welke sessies men wilde en welke sessies populair waren. Dit werd niet bijgehouden. Dat betekent geen inzicht in interesses van klanten maar ook inefficiëntie op de dag zelf, want men wist niet altijd meer welke sessie ze hadden gekozen.
Daarnaast werden de naambadges altijd vooraf geprint en op naam klaargelegd. Soms wel meer dan 900 stuks. Dit zorgde voor frustratie voor zowel het team van Visionplanner als voor de klant, want het inchecken duurde lang en was niet efficiënt. Reden genoeg om over een slimmere oplossing na te denken. Zo kwam Visionplanner bij Lively uit.
Wat hebben we geïmplementeerd?
Het online registratieproces was in eerste instantie al helemaal ingericht en de eerste aanmeldingen waren al binnen. Lively heeft op relatief korte termijn het hele registratietraject uit handen genomen en beheerd. Zo hebben we als eerst het bestaande registratieformulier nagebouwd en uitgebreid met de mogelijkheid tot sessieregistratie. De bestaande registraties hebben we overgezet en via een e-mail alsnog gevraagd naar hun sessievoorkeuren. Zo hadden alle deelnemers een persoonlijk programma, welke zij ook nog later konden wijzigen. Om dit proces efficiënt in te richten, zijn we overgestapt naar Swoogo en hebben wij dit hele systeem voor Visionplanner ingericht.
Op de dag van het event hebben we de on-site badge printing en check-in verzorgd. Hiervoor hebben we meerdere self-check-in punten met iPads geplaatst. Zo konden de gasten zelf inchecken met de QR-code die ze van ons gemaild hebben gekregen. Vervolgens werd de badge live geprint in kleur. Het team van Visionplanner hoefde alleen nog maar te helpen met de badge uitdelen. Om zeker te weten dat alle deelnemers wisten waar ze naartoe moesten, hebben we op de badge de persoonlijke sessies geprint.
Project
Visionplanner Inspire
Klant
Visionplanner
Categorie
Registratie
Type
Fysiek Event
400 +
Deelnemers
75%
beoordeelde het event met een 8+
100%
E-mail
deliverability
9
Break-out sessies
Wat was het resultaat?
We kunnen natuurlijk zelf vertellen dat het een succes was, maar onze opdrachtgever kan dat veel beter! We vroegen Martin de Vries, teamlead marketing bij Visionplanner, hoe hij de samenwerking heeft ervaren en wat er is bereikt.
“Lively heeft zeker bijgedragen aan een zo goed mogelijke ervaring voor onze bezoekers. Er is altijd goed meegedacht met wat voor ons en de bezoeker het beste is. Op de dag zelf stond alles voor de on-site badge printing ruim van tevoren klaar en hebben de bezoekers een hele soepele incheck ervaren. Ook de eigen collega's hebben dit een stuk efficiënter ervaren. Gezien de piekdrukte in een half uur tijd, hadden we het zonder deze automatisering niet zo snel voor elkaar gekregen om in zo'n korte tijd zoveel mensen in te laten checken.” aldus Martin.
Ook over het vernieuwde aanmeldproces vooraf is Martin te spreken: “Het was heel fijn om nu vooraf te weten welke sessies veel bezocht gingen worden. Daar kunnen we ook na afloop van het event veel mee doen. Ook de mogelijkheid om sommige sessies alleen voor specifieke klanten aan te bieden was heel fijn. Daarnaast merken wij bij onze eigen mailings dat deze niet altijd aankomen. Gezien iedereen de QR-code bij zich had, was de betrouwbaarheid van de mailings die door Lively zijn verstuurd een stuk hoger.”
Op de vraag of hij onze diensten zou aanbevelen aan anderen, was Martin duidelijk: “Zeker! Er komt veel kijken bij het organiseren van een event. Je dan geen zorgen hoeven te maken om het registratieproces en aanmeldproces op locatie is dan erg prettig.”
Bekijk hier de aftermovie van Visionplanner Inspire: