Bij Crossroads, het startupfestival van Startup Utrecht / ROM Utrecht Region, is de ontmoeting tussen bezoekers faciliteren een belangrijk onderdeel van het evenement. Lively kreeg de opdracht voor het inrichten van de volledige deelnemersflow: van registratie en check-in tot de event app, sessieregistratie en netwerken. Met name in dat laatste onderdeel zat de uitdaging. Hoe help je deelnemers om relevantere mensen te ontmoeten én maak je beter zichtbaar wat die ontmoetingen opleveren?

Van event app naar actief netwerkconcept

De eventorganisatoren achter Crossroads waren al bekend met een event app waarin deelnemers elkaar konden vinden en samen meetings planden. Voor de editie in 2026 gingen zij een stap verder door te kiezen voor AI Meeting Roulette.

Hoe het werkt? Deelnemers kunnen tijdens hun registratie aangeven dat ze hiervoor openstaan. In de event app geven ze aan wie ze interessant vinden om te ontmoeten. Op basis daarvan worden relevante één-op-één meetings samengesteld tijdens het event. Zo wordt het netwerken gefaciliteerd en actief onderdeel gemaakt van de eventervaring.

85% meer geaccepteerde meetings

In 2025 werden via het platform 131 meetings geaccepteerd. In 2026 steeg dat naar 242 meetings. Dat is een stijging van ongeveer 85% geaccepteerde meetings tijdens het event.

Crossroads telde in 2026 550+ registraties. Daarmee staat het aantal geaccepteerde meetings gelijk aan ongeveer 40 meetings per 100 geregistreerde deelnemers.

Ongeveer 150 meetings kwamen voort uit de AI Meeting Roulette. De rest ontstond doordat deelnemers zelf via de event app contact legden.

De app-activatie bleef ondertussen vrijwel gelijk in beide edities: van 62% naar 60%. De stijging kwam dus niet doordat veel meer mensen de app gebruikten, maar doordat het netwerkgedeelte gerichter werd ingericht.

Meetings vinden plaats door de connectie

Bij een event met veel breakout-sessies is het onvermijdelijk dat niet iedere geaccepteerde meeting precies op het geplande moment doorgaat. Het betekent niet automatisch dat dan de connectie tussen deelnemers verloren gaat.

Deelnemers benaderen elkaar ook via de chat in de event app en op een ander moment tijdens of na het event verder contact leggen. Daarin zit de waarde van één geïntegreerde eventflow: deelnemers gebruiken dezelfde omgeving voor hun programma, sessies, contacten en meetings.

Netwerken beter meetbaar maken

Niet iedere waardevolle ontmoeting op jouw event komt altijd in een dashboard terecht. De feiten laten zien dat voor Crossroads nu wel 242 concrete, geaccepteerde meetings zichtbaar zijn.

Daarmee krijg jij als eventorganisator naast bezoekersaantallen en app-gebruik een extra manier om de impact van het event zichtbaar te maken. Van registratie en check-in tot sessies en netwerken: technologie ondersteunt de organisatie van het event en helpt om meer uit de ontmoetingen tussen deelnemers te halen.

Bekijk de aftermovie