Voor WorldPride Conference in Amsterdam kwamen bezoekers en sprekers van over de hele wereld samen.

Met 1.800+ registraties, 275 sprekers, een uitgebreid driedaags programma en verschillende bezoekersstromen was een losse tickettool niet genoeg.

Lively bracht registratie, programmamanagement, website, event app en on-site check-in samen in één event tech setup.

‍

De uitdaging

WorldPride Conference was geen standaard congres.

Het internationale karakter van het evenement bracht verschillende deelnemersgroepen, toegangsrechten en processen samen. Van reguliere bezoekers en sprekers tot internationale Pride-organisaties, partners en deelnemers aan speciale programma’s.

Daar kwam een omvangrijk inhoudelijk programma bovenop.

Honderden potentiële sprekers en panelleden moesten worden verzameld, beoordeeld, ingepland en uiteindelijk gekoppeld aan het programma.

Tegelijkertijd moest informatie over sessies, sprekers en wijzigingen op verschillende plekken actueel blijven.

En dat alles voor een evenement dat maar één keer plaatsvond.

Het organisatieteam wilde daarom niet zelf meerdere technische leveranciers en systemen aan elkaar hoeven knopen.

De technologie moest betrouwbaar zijn, toegankelijk blijven voor een brede doelgroep en vooral: in één keer goed staan.

‍

‍

Van losse processen naar één eventflow

Lively begeleidde WorldPride Conference vanaf de eerste keuzes in de event tech stack tot en met de uitvoering op locatie.

Daarbij draaide het niet om zoveel mogelijk technologie inzetten, maar juist om bepalen welke onderdelen echt nodig waren en hoe die logisch met elkaar konden samenwerken.

Swoogo vormde de basis voor registratie, eventwebsite, communicatie en deelnemersdata.

Voor het uitgebreide sprekers- en programmamanagement werd Sessionboard ingezet.

Door beide systemen met elkaar te verbinden ontstond één doorlopende flow: van speaker submission en programmaselectie tot het publiceren van sessies en het verwerken daarvan richting deelnemers.

Zo hoefde dezelfde informatie niet steeds opnieuw handmatig in verschillende systemen te worden bijgewerkt.

‍

275 sprekers en een programma dat bleef veranderen

Het speakerproces was een van de meest complexe onderdelen van het project.

Via Sessionboard konden voorstellen centraal worden verzameld en beoordeeld.

Het organisatieteam kon inzendingen structureren op de verschillende inhoudelijke thema’s en reviewers gericht toegang geven tot relevante voorstellen.

Geaccepteerde sessies en sprekers konden vervolgens worden verwerkt in het uiteindelijke programma.

Dat was belangrijk, omdat het programma tijdens de voorbereiding voortdurend veranderde.

Sessies werden gecombineerd, sprekers toegevoegd en ruimtes en tijden gewijzigd.

Door één centrale bron voor het programma te gebruiken, konden wijzigingen worden doorgezet zonder telkens de website, registratieomgeving en andere onderdelen afzonderlijk te hoeven bijwerken.

Uiteindelijk werden 275 sprekers binnen de event tech omgeving verwerkt.

‍

Verschillende doelgroepen, één registratieomgeving

Ook aan de registratiekant was één standaardformulier niet voldoende.

Verschillende groepen hadden verschillende routes, voorwaarden en toegangsrechten.

Sommige bezoekers betaalden voor hun ticket, anderen maakten gebruik van partnerafspraken, speciale links of andere toegangsvormen.

Lively richtte deze verschillende registratiestromen binnen dezelfde omgeving in.

Daardoor kon het organisatieteam verschillende doelgroepen bedienen zonder voor iedere groep een apart proces of systeem te hoeven beheren.

In totaal werden meer dan 1.800 registraties verwerkt.

‍

Technologie passend bij een internationaal en inclusief evenement

Bij WorldPride Conference speelde toegankelijkheid vanaf het begin een belangrijke rol.

Dat betekende onder andere bewust nadenken over taal, de manier waarop persoonsgegevens werden uitgevraagd en hoe verschillende deelnemers het event digitaal konden gebruiken.

Velden binnen de registratie- en speakerflow werden daarom afgestemd op de doelgroep en waar nodig flexibel ingericht.

Ook werd tijdens de voorbereiding steeds afgewogen welke technologie daadwerkelijk waarde toevoegde.

Niet iedere mogelijke feature hoefde te worden toegevoegd. Eenvoud en bruikbaarheid waren minstens zo belangrijk.

Die pragmatische aanpak hielp om de technische omgeving beheersbaar te houden voor een team waarin veel mensen maar tijdelijk met de systemen werkten.

‍

Een event app die daadwerkelijk werd gebruikt

Voor het evenement werd uiteindelijk ook een event app ingezet om bezoekers tijdens de conferentie toegang te geven tot het programma en relevante eventinformatie.

De adoptie laat zien dat die keuze werkte:

700 unieke bezoekers gebruikten de app.

Gemiddelde gebruiksduur: 67,5 minuten per gebruiker.

Daarmee werd de app daadwerkelijk onderdeel van de bezoekerservaring, in plaats van een extra kanaal dat nauwelijks werd gebruikt.

‍

Van online registratie naar on-site ontvangst

De eventflow stopte niet bij de registratie.

Op locatie verzorgde Lively ook de technische inrichting rondom check-in en badge printing.

Met vier check-inbalies konden bezoekers bij aankomst worden geregistreerd en van hun badge worden voorzien.

De combinatie van vooraf ingerichte deelnemersdata, registratie en on-site technologie zorgde ervoor dat de grote bezoekersstromen beheersbaar bleven.

Tijdens de evaluatie keek het organisatieteam daar positief op terug.

Ondanks de aantallen verliep de ontvangst soepel en kon het team zich gedurende het evenement steeds meer op de inhoud en bezoekers richten.

‍

De resultaten

Maar belangrijker dan de losse cijfers: registratie, sprekersmanagement, programma, website, app en check-in functioneerden als onderdelen van dezelfde eventflow.

Daardoor hoefde het organisatieteam niet zelf de technische regie tussen verschillende systemen en leveranciers te voeren.

‍

“Het moest in één keer goed staan”

“Dit was een one-off, dus het moest in één keer goed staan — met bezoekers van over de hele wereld. Het is dan heel fijn om een partner te hebben die de technische en IT-kant gewoon regelt. Dat hebben jullie vanaf dag één tot en met on-site heel fijn gedaan.”

Martijn Albers — WorldPride Conference

‍

Event technology zonder dat je zelf system integrator hoeft te worden

Een registratieplatform, speaker management tool, website, app en check-in kunnen afzonderlijk allemaal prima werken.

De uitdaging ontstaat wanneer ze samen één evenement moeten ondersteunen.

Daar zit de rol van Lively.

We helpen eventteams bepalen welke technologie nodig is, richten de systemen in, verbinden de verschillende onderdelen en houden de technische regie van voorbereiding tot on-site uitvoering.

Zodat jouw team niet bezig hoeft te zijn met de technologie achter het evenement, maar met het evenement zelf.

‍

Ook meer grip nodig op de technologie achter je event? Neem contact op met Lively.

‍