Tijdens de relatiedag van Bureau Informatiediensten Nederland (BIDN) kwamen gemeenten en partners samen rondom één centraal thema: zien wat telt, doen wat helpt. In een samenleving waarin hulpvragen steeds complexer worden, speelt goede informatie een cruciale rol. BIDN ondersteunt gemeenten bij het verkrijgen van de juiste informatie om inwoners sneller en gerichter te helpen op het gebied van werk, inkomen, belastingen, schulden, zorg en onderwijs. De relatiedag bood ruimte om kennis te delen, relaties te versterken en gezamenlijk stil te staan bij de maatschappelijke impact van goede informatievoorziening.

De uitdaging

Voor de organisatie van de relatiedag wilde BIDN het registratieproces en de communicatie richting deelnemers professioneel en efficiënt inrichten. In eerdere edities werden badges vooraf geprint, wat bij een groeiend aantal deelnemers steeds tijdrovender werd. Met honderden aanmeldingen betekende dit veel handmatig werk en weinig flexibiliteit bij last-minute wijzigingen. BIDN zocht daarom een oplossing waarmee registratie, communicatie en badge printing gestroomlijnd konden worden.

De oplossing‍

Lively verzorgde het volledige traject rondom communicatie, registratie en on-site badge printing. De registratieomgeving zorgde voor een overzichtelijk aanmeldproces voor deelnemers, terwijl de communicatie richting genodigden eenvoudig beheerd kon worden vanuit één centraal systeem. Op de eventdag zelf werden badges direct op locatie geprint, waardoor deelnemers snel en soepel konden inchecken en wijzigingen eenvoudig verwerkt konden worden.

Daarnaast was er on-site ondersteuning aanwezig om het proces technisch te begeleiden en ervoor te zorgen dat alles probleemloos verliep. Hierdoor kon het team van BIDN zich volledig richten op de inhoud en de gasten van het evenement.

Het resultaat‍

De nieuwe aanpak zorgde voor een efficiënter registratieproces en een soepele ontvangst van alle deelnemers. Het vooraf printen en sorteren van honderden badges was niet langer nodig, waardoor het team veel tijd bespaarde en flexibeler kon omgaan met last-minute wijzigingen. Lisette van Dort, communicatieadviseur bij BIDN, vertelt: "Nu hebben we registratie, communicatie en de on-site badge printing uit handen gegeven en dat is heel fijn." Ook de ondersteuning op locatie werd als waardevol ervaren. "We kunnen veel zelf, maar het is toch fijn dat Saki aanwezig is, als iemand die al het technische snapt." 

De oplossing viel bovendien op bij andere aanwezigen tijdens het evenement. "Meerdere mensen hebben gevraagd welk bedrijf achter de badge printing zit, omdat ze het zo handig vonden. Ik heb jullie dus al meerdere keren aanbevolen."

De relatiedag verliep hierdoor niet alleen organisatorisch soepel, maar bood ook een professionele en efficiënte ontvangst voor alle aanwezigen.

‍