Voor het Utrecht AI Event 2026 bracht AI Labs van de Universiteit Utrecht beleidsmakers, onderzoekers, onderwijsinstellingen en professionals samen rondom één centraal thema: mensgerichte en betrouwbare AI. Met meer dan 800 deelnemers was het evenement volledig uitverkocht en vormde het een belangrijk platform voor kennisdeling en samenwerking.

De ambitie van AI Labs ging verder dan alleen een goed georganiseerd event. De ervaring voor deelnemers moest vanaf het eerste moment professioneel, toegankelijk en volledig in lijn zijn met de inhoud en uitstraling van het evenement.

De uitdaging

Tijdens de eerste editie verzorgde de Universiteit Utrecht de badges volledig zelf. Deze werden vooraf geprint en last-minute aanmeldingen werden opgevangen met handgeschreven stickerlabels. Dit zorgde voor onoverzichtelijke situaties bij de check-in en beperkte flexibiliteit op de dag zelf. Daarnaast ontbrak realtime inzicht in aanwezigheid en no-shows, wat het lastig maakte om het event goed te monitoren en achteraf te evalueren.

De oplossing

Wij verzorgden een geïntegreerde aanpak waarin gebruiksgemak en professionaliteit centraal stonden. Vooraf ontwikkelden we een event website en richtten we het volledige registratieproces in, zodat deelnemers zich eenvoudig konden aanmelden.

Op locatie verzorgden wij de onsite badge printing, inclusief volledige support. Deelnemers ontvingen hun badge direct bij aankomst, volledig in huisstijl. Dit maakte het mogelijk om ook last-minute registraties makkelijk te verwerken. Tegelijkertijd kreeg de organisatie realtime inzicht in aanwezigen en no-shows.

Het resultaat

Dankzij de nieuwe aanpak verliep de check-in snel en gestructureerd. “We hebben zeker een professionaliseringsslag gemaakt vergeleken met vorig jaar,” vertelt Kimberley van Engelenhoven, Projectleider en Evenementen Coördinator. “Het badge printen ging snel en alles kon in huisstijl, dus dat was fijn.” Ook achter de schermen werd veel winst geboekt. “Het is een hele vooruitgang vergeleken met vorig jaar. Toen moesten we alle no-shows zelf tellen, nu kunnen we dat online allemaal realtime bijhouden,” zegt Simone Fonville, Management Office Assistent.

‍