Kies de juiste event app voor jouw type evenement

Jouw gids voor het kiezen van de juiste event app per type event

‍

In een wereld waar meer dan 93% van de Nederlanders een smartphone gebruikt, zijn mobile event apps uitgegroeid tot een belangrijk onderdeel tijdens evenementen. Of het nu gaat om een beurs, conferentie of bedrijfsbijeenkomst, een event app waar goed is nagedacht over de relevantie, voegt meestal waarde toe aan jouw event.

Het succes van een event app hangt af van hoe goed deze aansluit bij het type evenement en de specifieke behoeften van de deelnemers. In deze blog bespreken we hoe je de juiste functies kiest, welke tools onmisbaar zijn per type event en waarom eenvoud vaak de kracht is van een goede app.

Wat kan je verwachten in deze blog?

1. Waarom een event app?
2. Voordelen van mobile event apps op een rijtje
3. De juiste functies per type event
4. Wat maakt een event app succesvol?
5. Uitdagingen en overwegingen
6. Conclusie

Een event app is veel meer dan een digitale vervanging van een papieren programmaboekje. Het biedt organisatoren en deelnemers een handig hulpmiddel dat gemak, personalisatie en actuele informatie samenbrengt op één centrale plek. Dankzij een persoonlijk profiel kunnen deelnemers hun eigen agenda samenstellen, relevante netwerkmogelijkheden benutten en de voor hun meest waardevolle onderdelen van het evenement makkelijker ontdekken. 

Tegelijkertijd zorgt het digitale gemak ervoor dat alles wat deelnemers nodig hebben – van tickets en programma’s tot praktische informatie– eenvoudig toegankelijk is via hun smartphone. Naast gebruiksgemak biedt een event app ook voordelen op het gebied van duurzaamheid. Doordat er minder afhankelijkheid is van papier, zoals programmaboekjes en plattegronden, dragen organisatoren bij aan een duurzamere wereld.

‍Verhoog de betrokkenheid
Boost de beleving niet alleen tijdens presentaties met interactieve tools zoals live polling en Q&A. Maar voeg een social activity feed en ‘’stories’’ toe, zodat bezoekers updates kunnen delen, reageren en korte visuele momenten kunnen posten – net als op Facebook en Instagram. Hiermee houd je de aandacht vast en claim je meer tijd om bezig te zijn met het evenement. 

Gemak voor deelnemers
Biedt deelnemers een soepele ervaring door alle informatie centraal te bundelen. Van het programma en de plattegrond tot sprekers en praktische details – alles is overzichtelijk en direct toegankelijk. 

Netwerkmogelijkheden
Voor veel deelnemers zijn evenementen niet alleen een gelegenheid om te leren, maar ook om te netwerken. Op evenementen worden vaak kansen gemist, omdat mensen vooral met bekenden praten en te afhankelijk zijn van toevallige ontmoetingen, terwijl de kracht van fysieke events juist ligt in het opdoen van nieuwe connecties. Dit doe je met matchmaking-tools en verschillende manieren om vooraf meetings te plannen. 

Real-time updates
In de dynamische wereld van evenementen kan er altijd iets onverwachts gebeuren, zoals een verlate spreker of een wijziging in het programma. Met mobile event apps kunnen organisatoren hun deelnemers direct informeren over veranderingen. Pushmeldingen zorgen ervoor dat belangrijke updates nooit worden gemist. 

Data analyse
Via de event app verzamelde data biedt waardevolle inzichten in deelnemersgedrag en evenement prestaties. Zo kunnen organisatoren bijvoorbeeld gelijk zien hoeveel deelnemers er zijn ingecheckt per sessie. Deze data kan ook geanalyseerd worden om trends te identificeren, zoals de meest populaire sessies of piektijden in deelnemersactiviteit, wat organisatoren helpt bij het plannen van toekomstige evenementen. 

Duurzaamheid
Door het gebruik van mobile event apps kan de afhankelijkheid van papier worden verminderd. Gedrukte programma's, catalogussen en plattegronden zijn niet langer nodig wanneer alles digitaal beschikbaar is. Dit draagt bij aan de duurzaamheid van een evenement, iets wat steeds belangrijker wordt in een wereld waarin milieubewustzijn groeit.

‍

De kracht van een event app zit in de relevantie van de functies. Wat je nodig hebt, hangt af van het type evenement. Hieronder een overzicht van de meest waardevolle functies per type event, naast natuurlijk de basisinformatie zoals programma & praktische informatie. 

Beurzen

Interactieve plattegrond
Bezoekers kunnen eenvoudig de plattegrond bekijken en direct de exposanten en hun stands vinden. Dankzij filters kunnen bezoekers op categorie, naam of zelfs locatie zoeken, waardoor ze snel relevante exposanten vinden. 

Lead scanning
Voor exposanten voor het verzamelen van contactgegevens van potentiële klanten.

Netwerkmogelijkheden
De beurs kan matchmakingtools bieden die de kans vergroten om waardevolle zakelijke contacten te leggen. De tools matchen bezoekers met exposanten of andere deelnemers op basis van interesses, bedrijfsprofielen of gezamenlijke doelen. 

Catalogus van exposanten
Bezoekers kunnen via een digitale catalogus alle exposanten verkennen, inclusief gedetailleerde informatie over producten, diensten en contactpersonen. 

Pushmeldingen
Door pushmeldingen kunnen bezoekers op de hoogte worden gehouden van belangrijke gebeurtenissen, zoals de start van een keynote, productlanceringen, speciale aanbiedingen, of gewijzigde tijden van stands. Dit zorgt ervoor dat bezoekers geen belangrijke momenten missen.

Conferenties en congressen

Gepersonaliseerde agenda
Deelnemers kunnen hun eigen agenda samenstellen door sessies te selecteren die relevant zijn voor hun interesses. Dit biedt hen een duidelijk overzicht van de dag, met notificaties voor sessies die beginnen of worden gewijzigd. Door een overzicht te bieden van sprekers, onderwerpen en tijden, kunnen deelnemers een op maat gemaakte ervaring creëren, zonder te verdwalen in een druk schema.

Sessie-registratie
Organisatoren kunnen bijhouden hoeveel mensen elke sessie hebben bijgewoond. Dit biedt waardevolle gegevens over de populariteit van bepaalde onderwerpen en kan hen helpen bij het evalueren van het evenement. De gegevens kunnen ook helpen bij het plannen van toekomstige evenementen of het verbeteren van de inhoud en het format.

Netwerkmogelijkheden
De beurs kan matchmakingtools bieden die de kans vergroten om waardevolle zakelijke contacten te leggen. De tools matchen bezoekers met exposanten of andere deelnemers op basis van interesses, bedrijfsprofielen of gezamenlijke doelen.

Live interactie
Tijdens presentaties kunnen deelnemers in real-time vragen stellen (Q&A’s) en deelnemen aan polls of enquêtes, wat de interactiviteit bevordert en het gevoel van betrokkenheid vergroot. Door het gebruik van live polls kunnen organisatoren ook direct de meningen of voorkeuren van het publiek meten.

Real-time updates
‍Wanneer er wijzigingen plaatsvinden in het programma, zoals uitlopende sessies of last-minute annuleringen, ontvangen deelnemers direct een melding via de app of het platform. 

Corporate Events

Gepersonaliseerde agenda
‍Deelnemers kunnen hun eigen agenda samenstellen door sessies te selecteren die relevant zijn voor hun interesses of er is een volledig gepersonaliseerd programma klaargezet. Dit biedt hen een duidelijk overzicht van de dag, met notificaties voor sessies die beginnen of worden gewijzigd. Door een overzicht te bieden van sprekers, onderwerpen en tijden, kunnen deelnemers een op maat gemaakte ervaring creëren, zonder te verdwalen in een druk schema.

Sociale functies
Bedrijfsevenementen kunnen een sociale component toevoegen door chatgroepen en social walls te bieden voor medewerkers of andere deelnemers. Dit vergemakkelijkt het netwerken en versterkt de onderlinge communicatie. 

Programma en sprekersinformatie
In een duidelijk gestructureerd overzicht kunnen deelnemers snel alle informatie vinden over de sprekers, het programma en de belangrijkste activiteiten. Dit overzicht is vaak dynamisch, zodat het altijd up-to-date is.

‍

Gamification
‍Door gamificatie toe te voegen, zoals quizzen, uitdagingen of prijzen voor de beste prestaties, kan het evenement leuker worden. Dit zorgt ervoor dat deelnemers actiever betrokken raken bij de inhoud van het event en het biedt partners een extra sponsorkans. 

Hoewel veel event apps een breed scala aan functies bieden, ligt het succes van een app in eenvoud en gebruiksvriendelijkheid. Mensen gebruiken een app vaak maar kort, dus het is belangrijk dat de functies direct waarde toevoegen en makkelijk in gebruik zijn.

Een succesvolle app heeft een duidelijk doel en kopieert niet simpelweg de inhoud van de website. Het is belangrijk om te focussen op wat deelnemers nodig hebben tijdens het evenement zelf. Daarnaast is de promotie heel belangrijk. Benoem niet alleen de voordelen, maar vooral wat deelnemers missen als ze de app niet gebruiken! It's all about FOMO with events. ;) Tot slot, een slimme truc is om het ticket in de app te plaatsen, of exclusieve content & onderdelen die je anders mist.

‍

Hoewel event apps veel voordelen bieden, zijn er ook enkele uitdagingen en overwegingen die je in gedachten moet houden.

Technologische toegankelijkheid
Niet alle deelnemers zijn even technisch of hebben toegang tot smartphones. Het downloaden van een app of inloggen kan een drempel blijven. Organisatoren moeten er dus voor zorgen dat er alternatieve opties beschikbaar zijn voor degenen die geen gebruik kunnen maken van de app. Dit kan bijvoorbeeld een papieren programma zijn of een informatiebalie op het evenement zelf.

Kosten
Het ontwikkelen of aanschaffen van een event app kan variëren in kosten, afhankelijk van de uitgebreidheid van de functionaliteiten, het licentiemodel—zoals per evenement, per actieve gebruiker of per registratie—de mate van branding, en het serviceniveau. Tegenwoordig zijn bijna alle event apps kant-en-klaar, wat de initiële kosten kan verlagen. Echter, het inrichten en promoten van deze apps kan alsnog extra kosten met zich meebrengen. Het is belangrijk om deze kosten af te wegen tegen de verwachte voordelen van de app voor kleinere evenementen met beperkte budgetten.

Beveiliging
Met de toename van gegevensverzameling via mobile apps komt ook de verantwoordelijkheid om deze gegevens te beschermen. Organisatoren moeten ervoor zorgen dat ze voldoen aan de geldende privacywetten en dat ze beveiligingsmaatregelen treffen om de gegevens van deelnemers te beschermen.

‍

Mobile event apps blijven essentieel om te zorgen dat deelnemers het maximale uit een evenement halen. Ze bieden organisatoren en deelnemers een krachtige, interactieve en handige manier om evenementen te plannen en bij te wonen. Hoewel er enkele uitdagingen zijn, zoals de kosten en toegankelijkheid, wegen de voordelen van mobile event apps vaak zwaarder. Naarmate de technologie blijft evolueren, zullen deze apps alleen maar belangrijker worden voor het organiseren van moderne evenementen. Organisatoren die voorop willen blijven lopen, kunnen er niet meer omheen: een goed doordachte event app is de sleutel tot succes.

Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? We helpen je graag!