Wij hebben inmiddels ervaring met de organisatie van honderden evenementen en we merken dat de vraag; ‘Waar organiseren we de fysieke ontmoetingen/zakelijke meetings op ons evenement?’ niet zo simpel is als het klinkt.
Er zijn veel beslissingen bij gepaard. Vraag jezelf bijvoorbeeld eens af: Is de beleving van de ontmoeting belangijker voor de bezoeker, of voor de exposant? Welk niveau van toewijding of inzet verwacht je bij vooraf ingeplande meetings? Ben ik bereid om een ruimte op het evenement volledig te reserveren voor het netwerken? En zo zijn er meer van dit soort, op het eerste oog ‘simpele’ vragen die van belang zijn.
In deze blog maak je kennis met de voor- en nadelen van diverse vormen van meeting inrichting op je evenement, gebaseerd op onze ervaringen met het organiseren van meetings tijdens vakbeurzen, conferenties en netwerk evenementen.
Waarom vooraf meetings inplannen? De eerste vraag is: Waarom zou ik het mogelijk maken voor bezoekers om vooraf meetings te plannen tijdens mijn evenement? De belangrijkste reden hiervoor is volgens ons: Return on Time! Voor deelnemers en exposanten is tijd het meest waardevolle wat er is tijdens een evenement. Elke ‘event tool’ zou moeten streven naar het verhogen van de Return on Time.
Er moet zo min mogelijk tijd worden ‘verspild’ aan het zoeken van een bepaalde zaal, het wachten op je badge om naar binnen te mogen en het vinden van de juiste persoon met wie je een meeting hebt.
Door de mogelijkheid te bieden om voorafgaand aan het evenement meetings te plannen, zorg je dat deelnemers hun de dag vooraf kunnen plannen, net zoals dat gebeurd bij sessies die ze willen bezoeken.
De verschillende inrichtingen voor event meeting locaties
Algemene locaties: de meest simpele manier voor het opzetten van meeting locaties is het gebruiken van algemene plekken zoals bij ‘de ingang’ of een ‘meeting point’. Het voordeel hiervan is dat het vooral erg makkelijk is om op te zetten. Het vergt weinig afstemming met het operationele team en zolang er een banner staat die de plek afbakent, is het goed. Er zijn echter grote nadelen. Over het algemeen zullen mensen minder vaak daadwerkelijk naar de afspraak toegaan wanneer er geen specifiek meetingtafels toegewezen zijn aan de afspraak. Bovendien raken mensen sneller gefrustreerd wanneer ze niet gemakkelijk de persoon kunne inden waarmee ze hebben afgesproken.
Meetingtafels: Genummerde tafels die automatisch worden toegewezen als een meeting wordt geaccepteerd zorgt voor een soepele ervaring. Wanneer hier goed gebruik van wordt gemaakt, dan kunnen bezoekers 10+ meetings op een dag succesvol stroomlijnen, met een minimum aan no-shows.
Stands: Voor elk evenement waar het product of de stand van de verkoper belangrijk is, is het cruciaal dat de afspraken bij de stand plaatsvinden. Bijvoorbeeld bij ProWein, de grootste wijnvakbeurs van Duitsland, daar zijn alle afspraken bij de stand zelf. Meer dan 6.000+ standhouders willen namelijk hun wijnen laten zien. Dit vraagt duidelijke communicatie en wegbewijzering over dat de meetings bij de stand plaatsvinden en waar de stands zijn.
Hybride: Meerdere klanten van ons hebben succesvol het “Hybride model” geïmplementeerd. Dit model combineert een kleine zone met meetingtafels voor onderlinge afspraken tussen bezoekers en daarnaast de mogelijkheid om met de exposant bij de stand te ontmoeten. In deze video zie je hoe de aangewezen ruimte functioneerde voor Imble Live, waar zo’n 45% van de afspraken hebben plaatsgevonden. De andere 55% van de afspraken waren bij de stands van de exposanten, wat laat zien dat dit zorgt voor een betere ervaring voor alle ontmoetingen.
Keuze Overzicht Meeting Locaties
Voor het gemak hebben we hieronder een overzicht gemaakt die je hopelijk helpt om te kiezen op welke plek meetings plaats vinden.
Winstgevende ideeën voor Meeting Ruimtes
Een van de moeilijkheden die organisatoren hebben met meeting locaties is dat het niet per se zorgt voor meer inkomsten, in tegenstelling tot vierkante meters voor exposanten. We hebben twee slimme ideeën om de meeting locatie ten gelde te maken en er een grote kans van te maken voor sponsoren.
Gesponsorde Meeting Ruimtes
Tijdens Money 20/20 US kreeg de meeting ruimte de naam de PayPal Lounge en het was een volledig gesponsorde plek in het midden van de beursvloer. Dit past perfect bij PayPal’s merk die het mogelijk maakt voor bedrijven om meer business te doen met behulp van soepele betalingen, wat zorgt voor grote merkherkenning. Hieronder staan onze CEO; Tim Groot en exposanten manager Laurie Delpino bij Money 20/20 USA:
Premium Meetingtafels
Een ander “premium” idee waar wij enthousiast over zijn is het hebben van premium tafels in je meeting ruimte. Bijvoorbeeld, je hebt 30 normale tafels en 10 premium tafels voor een specifieke bedrijf die alle meetings in 1 ruimte hebben. Dit optimaliseert het gebruik van de ruimte en biedt deze 10 bedrijven een exclusieve ervaring wat hun onderscheidt van andere bedrijven.
Hebben we iets gemist? We horen graag je feedback terwijl wij doorgaan met meer 'connected' evenementen door Grip’s intelligente matchmaking platform.