top of page
FHI case.jpg

Toekomstbestendige software voor 20 events per jaar van FHI

FHI, federatie van technologiebranches, is een collectief van vier toonaangevende branches in de technologie. Met 20 events en congressen per jaar en een internationale beurs met maar liefst 15.000 bezoekers, kent FHI het klappen van de zweep in de evenementenbranche. Om de evenementenorganisatie te stroomlijnen en tegelijk een zo relevant mogelijke ervaring voor haar bezoekers te bieden, was FHI op zoek naar een tool die hierin kon voorzien. Lively heeft voor FHI een best-of-breed software oplossing ingericht om de komende jaren effectief events te organiseren. In deze case lees je hier meer over.

De events van FHI worden georganiseerd voor hun leden en partners, om hen met klanten en met elkaar te verbinden. Netwerken en leadgeneratie zijn hierbij dus van groot belang. De 20 congressen die op jaarbasis worden georganiseerd, variëren van zo’n 200 tot 300 deelnemers. En met de beurs World of Industry, Technology & Science hebben zij één van de grootste technologie- en wetenschapsbeurzen in de Benelux in hun portfolio.

De aanleiding voor de samenwerking

 

Voor het registreren, bijhouden van aanmeldingen en de communicatie rondom de events werkte FHI met Hubspot. Hier werden ook – met een omweg - de sessievoorkeuren in bijgehouden. Daarnaast was er een losse mobile event app waar alle data van het event in moest komen te staan. Dit gebeurde allemaal handmatig en leidde tot veel extra werk.

FHI heeft voor hun events te maken met verschillende stakeholders, naast de reguliere bezoekers. Denk aan partners, sponsoren, standhouders en hun leden. Deze stonden vaak in verschillende lijsten en konden dus niet efficiënt benaderd worden. Voor de check-in op de events werden de badges vooraf geprint en gelabeld. Dit kostte veel tijd. En hoewel netwerken een belangrijk onderdeel is op de events van FHI, had de huidige mobiele app alleen basisnetwerkfunctionaliteiten.

Al met al zijn wij samen met FHI gaan kijken naar een oplossing voor de lange termijn, zodat zij zelf hun events effectiever kunnen organiseren.

Wat hebben we geïmplementeerd?

 

De behoefte van FHI was dus duidelijk: een oplossing voorafgaand aan het event (efficiënter registreren, communiceren en badge printen) én een oplossing voor tijdens het event (netwerken stimuleren, event app en leadgeneratie). Een belangrijke voorwaarde hierbij was dat de nieuwe software wel gekoppeld moest worden met Hubspot en goed moest aansluiten op hun werkwijze met dit systeem. Zo mochten de NAW-gegevens van hun leden bijvoorbeeld niet worden overschreven.

Op basis hiervan hebben we eventmanagementsoftware Swoogo in combinatie met engagementplatform Grip geïmplementeerd. Een best-of-breed oplossing waarbij elk stukje software optimaal bijdraagt aan de doelstelling. Swoogo en Hubspot koppelen namelijk uitstekend en biedt alle flexibiliteit waar FHI naar op zoek was. Met een eigen licentie voor meerdere events kan FHI in Swoogo effectief haar events managen, dupliceren, eventdata bijhouden en communiceren met deelnemers op basis van talloze criteria. De registratiepagina’s zijn in Swoogo volledig te branden in de huisstijl die ze voeren.

Met Grip ter vervanging van hun oude mobile app, heeft FHI een matchmaking- en engagementplatform in huis dat voorziet in al hun wensen. Deelnemers kunnen - zowel via web als mobile app - met elkaar netwerken op basis van aanbevelingen, exposanten kunnen leads scannen en elke deelnemer ziet zijn of haar persoonlijke programma. Het essentiële voordeel? Ook Swoogo en Grip zijn real-time gekoppeld, dus je hebt maar één plek waar alle data in beheerd hoeft te worden. Nieuw aangemelde deelnemers en hun sessievoorkeuren staan direct in Grip. Daarnaast biedt Grip allerlei nieuwe mogelijkheden om het netwerken nog beter te faciliteren, denk aan roundtables en speeddate programma’s.

Project

20 events per jaar

Klant

FHI

Categorie

Registratie, communicatie & matchmaking

Type

Fysieke events

20+

Events per jaar

1

Centraal beheersysteem

+/- 200

Deelnemers per event

15.000

Deelnemers beurs

Wat was het resultaat?


De eerste events met de nieuwe software hebben inmiddels plaatsgevonden. We vroegen onze opdrachtgever Josephine Faber, manager online marketing & communicatie bij FHI, naar haar ervaringen:

josepshine.jpg

“Wij waren op zoek naar een tool die ons zou kunnen helpen met de praktische zaken zoals registratie en badge printen, maar tegelijkertijd ook naar een tool welke ons in staat stelt een bezoek zo relevant mogelijk te maken, dus met een persoonlijk programma en de mogelijkheid om te netwerken. Die hebben we gevonden in Swoogo en Grip.” aldus Josephine.

“We gebruiken de software nu een paar maanden. Ik kan de combinatie van Swoogo met Grip van harte aanbevelen. Voor onze collega’s was het even wennen, maar gelukkig werden goed ondersteund en werden bugs snel verholpen. Rondom het event verloopt de communicatie vanuit het platform. Het segmenteren en verzenden van mails en reminders is eenvoudig en flexibel. Ook onze exposanten moesten even wennen aan de nieuwe app, maar het scannen van badges om leads te verzamelen werkt echt heel prettig. Bij het eerste event hadden we wat opstartproblemen met de registratie en daar kwam ons contactpersoon ons ter plekke helpen na een telefoontje. Fijn! Tot dusver zijn we erg blij met deze nieuwe oplossing voor de lange termijn.”

In Beeld

screenshot-matchmaking.grip.events-2024.01.19-16_20_04
Screenshot_20240119_162202_FHI Events
screenshot-events.fhi.nl-2024.01.19-16_18_49
Screenshot_20240119_162222_FHI Events
bottom of page